La legalizzazione di firma è definita come "l'attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa" (art. 1, comma 1, lettera l), D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, come sostituito dall'art. 1, comma 1, D.P.R. 7 aprile 2003, n. 137): nel seguito, verranno utilizzati con lo stesso significato i termini "atto", "certificato", "documento" e "documentazione".
Come si vede dalla definizione, la legalizzazione (come anche l'Apostille, della quale si dirà nel seguito) è in sostanza un'autentica di firma, che non certifica in alcun modo l'autenticità del contenuto dell'atto legalizzato (o apostillato).
Legalizzazione e Apostille si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale (comunitaria, pattizia, etc.): pertanto non possono essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati, se non previamente sottoposti a una "trasformazione" in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, etc.).
Di seguito, verranno esaminati separatamente i casi degli atti e documenti italiani da valere all'estero e di quelli esteri da valere in Italia, spiegando le procedure relative e indicando successivamente le particolarità alle quali prestare attenzione.
ATTI E DOCUMENTI ITALIANI DA VALERE ALL'ESTERO
In assenza di accordi internazionali più favorevoli, gli atti e documenti formati in Italia e da valere all'estero, devono subire di solito (cioè quando la legge dello Stato di destinazione lo richiede) un doppio procedimento di legalizzazione, il primo da parte dell'organo italiano competente (legalizzazione nazionale, della quale si dirà nel seguito) e il secondo dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da parte dello Stato di destinazione: dato però che, per la legge di quello Stato, una o entrambe queste legalizzazioni potrebbero non essere necessarie, si consiglia di informarsi preventivamente presso la relativa rappresentanza diplomatica o consolare.
Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione derivanti da leggi o da accordi internazionali (art. 33, comma 5, D.P.R. n. 445/2000; devono intendersi altresì considerate le normative comunitarie): il caso più importante è la sostituzione della doppia legalizzazione con la formalità unica dell' Apostille .
L' Apostille è una speciale attestazione, prevista dalla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 , che può essere apposta sotto forma di timbro, foglio allegato, adesivo o altro ancora, purché esista una congiunzione materiale fra l'atto o documento e la relativa Apostille (o la stessa venga apposta in forma elettronica: c.d. e-Apostille o e-APP): essa garantisce l'autenticità di un atto pubblico e la qualità legale dell'Autorità rilasciante ed è valida solo fra gli Stati aderenti alla predetta Convenzione.
Tutte le informazioni sull' Apostille (comprese le date di adesione alla Convenzione dei vari Stati), si trovano nell' Apostille Section del sito internet della Conferenza dell'Aja sul Diritto Privato Internazionale (HCCH) .
Esistono tuttavia accordi e normative comunitarie più favorevoli, che eliminano cioè anche la formalità dell' Apostille: i principali sono riportati nel seguito (sezione Accordi, convenzioni internazionali e normative comunitarie ) e anch'essi valgono ovviamente solo fra gli Stati aderenti e con le relative decorrenze. Sia l'applicazione della Convenzione dell'Aja che quella degli accordi più favorevoli eliminano sempre la necessità della seconda legalizzazione da parte delle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da parte dello Stato di destinazione.
La ripartizione delle competenze per l'apposizione dell' Apostille, in base alle designazioni effettuate dall'Italia presso l'HCCH , è la seguente:
- per gli atti giudiziali (in pratica, tutti quelli che provengono dal Ministero della giustizia) e notarili, è competente la Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione;
- per tutti gli altri atti, è competente la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente interessata (le funzioni prefettizie sono svolte nella Regione Trentino-Alto Adige/Südtirol dai Commissariati di Governo per le Province di Trento e di Bolzano e nella Regione Valle d'Aosta/Vallée d'Aoste dalla Presidenza della Regione).
Se invece è necessaria la legalizzazione nazionale (ovvero in assenza di accordi internazionali più favorevoli e se la legge dello Stato di destinazione lo richiede), essa spetta ai competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o ad altri organi e autorità delegati dallo stesso (art. 33, comma 1, D.P.R. n. 445/2000): molti Ministeri hanno effettuato tali deleghe negli anni '70 e '80 del XX secolo, ma col tempo denominazioni e competenze ministeriali sono state profondamente modificate; tutto ciò rende non sempre agevole individuare l'organo competente per la legalizzazione.
In linea di massima, in base alle deleghe, la ripartizione di competenze già vista per l'apposizione delle Apostille è valida anche per la legalizzazione, ma con alcune eccezioni: la più rilevante per la materia qui trattata è quella delle Camere di commercio, che sono state delegate alla legalizzazione con Decreto del Ministro dell'industria, del commercio e dell'artigianato del 12 luglio 2000.
Le rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia sono dunque invitate a rispettare la ripartizione di competenze previste dalla legge italiana (e cioè ad esempio a non richiedere la legalizzazione prefettizia quando la competenza appartiene invece alla Procura presso il Tribunale, in particolare, sono invitate ad accettare la legalizzazione delle Camere di commercio, senza richiedere una successiva legalizzazione prefettizia, che la normativa italiana non prevede.
È invece, come detto, di competenza prefettizia l'apposizione delle Apostille sugli atti e documenti delle Camere di commercio, valide ovviamente solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961.
Gli atti e documenti dei Comuni sono legalizzati dalla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo nella cui provincia ricade il Comune.
Sebbene la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo abbia una competenza territoriale solitamente limitata su base provinciale, in caso di comprovata necessità e a insindacabile giudizio del personale incaricato del servizio (in quanto si tratta di atto non dovuto), può legalizzare o apostillare anche atti e documenti formati fuori dalla sua provincia, purché gli uffici competenti provvedano a trasmettere gli specimen di firma necessari: tuttavia questa procedura è necessariamente più lunga e non sempre è possibile condurla a buon fine, nel qual caso il richiedente dovrà allora rivolgersi alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente competente.
ATTI E DOCUMENTI ESTERI DA VALERE IN ITALIA
Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere in Italia, sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero (cosiddetta legalizzazione diplomatica o consolare) competenti per lo Stato di provenienza, senza necessità di ulteriore legalizzazione (art. 33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell' Apostille e degli accordi più favorevoli): le rappresentanze diplomatiche o consolari italiane competenti possono essere individuate tramite il database curato dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano .
La Prefettura-Ufficio territoriale del Governo provvede invece alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell' Apostille e degli accordi più favorevoli).
Deve comunque ammettersi la validità degli atti e documenti formati in uno Stato estero che presentino la legalizzazione diplomatica o consolare anche quando sarebbe stata possibile l'apposizione dell' Apostille (mentre ovviamente non è vero il contrario): in ogni caso, né la legalizzazione diplomatica o consolare né l' Apostille inficiano la validità degli atti e documenti che sarebbero stati esenti da entrambe; deve altresì ammettersi la validità degli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, che presentino la legalizzazione prefettizia anche quando ne sarebbero stati esenti.
Sebbene la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo di solito legalizzi solo le firme della rappresentanza diplomatica o consolare estera nella cui circoscrizione rientra, in caso di comprovata necessità e a insindacabile giudizio del personale incaricato del servizio (in quanto si tratta di atto non dovuto), può legalizzare anche le firme di rappresentanze diplomatiche o consolari estere fuori dalla sua circoscrizione ( ma solo residenti in Italia ), purché queste ultime abbiano preventivamente trasmesso gli specimen di firma necessari: se ciò non è accaduto, non è possibile effettuare la richiesta d'ufficio e il richiedente dovrà allora rivolgersi a una Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente competente; le circoscrizioni consolari estere in Italia possono essere individuate tramite gli elenchi curati dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.
ATTENZIONE
La legalizzazione e l' Apostille di per sé non hanno scadenza (e dunque è superfluo apporne una seconda allo stesso atto o documento), mentre può averla l'atto o documento legalizzato o apostillato, in base alle leggi dello Stato di destinazione.
Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di Pescara, devono essere preventivamente autenticati dall' Ufficio Scolastico Regionale per l'Abruzzo sede di Pescara avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che gli atti e documenti sono poi destinati alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo per il successivo utilizzo all'estero.
Per gli atti e documenti diretti in Cina (Repubblica Popolare Cinese), si dovrà specificare se si tratta delle Regioni Amministrative Speciali di Hong Kong o Macao (per le quali, in quanto ex colonie rispettivamente britannica e portoghese, continua ad applicarsi la Convenzione dell'Aja sull' Apostille , con la conseguenza che gli atti e documenti apostillati potranno essere direttamente utilizzati nelle due Regioni) o di tutto il resto della Cina (nel qual caso gli atti e documenti dovranno essere successivamente legalizzati dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare cinese in Italia.
Gli atti e documenti da apostillare devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell'ente emittente.
In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti firmati digitalmente.
Nel caso di atti e documenti scansionati e trasmessi via P.E.C. (posta elettronica certificata) da altre Pubbliche Amministrazioni italiane (principalmente dalla Commissione per le Adozioni Internazionali) direttamente alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo (all'indirizzo protocollo.prefpe@pec.interno.it ), è possibile procedere a un'attestazione di copia analogica di documenti informatici estratti dal programma informatico di gestione documentale in uso all'Ufficio Legalizzazioni (ai sensi dell'art. 23 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 - C.A.D.) e a una successiva legalizzazione/ Apostille di tale attestazione, procedura differente dalle legalizzazione/ Apostille del documento pervenuto e che potrebbe anche risultare inidonea agli scopi prefissi dall'utente.
Fanno eccezione solo gli atti e documenti scansionati e trasmessi via P.E.C. (posta elettronica certificata) dalla Commissione per le Adozioni Internazionali direttamente alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo.
La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura «Ai sensi dell' art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l'estero»: si raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l'estero all'atto della richiesta di qualsiasi certificato da utilizzare al di fuori dell'Italia (e dunque normalmente da legalizzare o apostillare ), controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta (che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali o comunque non suscettibili di alcuna modifica).
DIRIGENTE:
Dott.ssa Eva IAIONE
Email: eva.iaione@interno.it
Consegna documenti: Presso URP ogni martedì e giovedì dalle ore 9,30 alle 11,30
Per informazioni telefonare Lunedì e mercoledì dalle ore 8.30 alle 9.30
Orari di ricevimento:
- Lunedì dalle 09:30 alle 12:30
- Martedì dalle 15:00 alle 16:30
- Giovedì dalle 09:30 alle 12:30
Ubicazione dell'Ufficio: piano terra
Email dell'ufficio:
Telefono:
Chi può fare la richiesta:
Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento italiano all'estero.
Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento consolare estero in Italia.
Cosa fare
L'interessato o altra persona delegata può presentare e/o ritirare la documentazione da legalizzare direttamente in Prefettura.
È anche possibile trasmettere per posta ordinaria o raccomandata la documentazione da legalizzare o apostillare, avendo cura di specificare lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana da valere all'estero) e di allegare una busta affrancata e indirizzata, oltre alle eventuali marche da bollo necessarie. Non è invece possibile ottenere la rispedizione tramite corriere, Raccomandata e in generale qualunque forma che comporti per l'Ufficio legalizzazioni operazioni diverse dall'imbucare la busta di ritorno nella cassetta postale .
Documentazione richiesta:
L'atto da legalizzare e gli eventuali allegati.
Gli atti ed i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare presente in Italia, che devono valere in Italia, sono soggetti all'imposta di bollo (€ 16,00), salvo i casi previsti dalle convenzioni internazionali vigenti o formati da ambasciate e consolati di Paesi appartenenti all'Unione Europea.
Il trattamento fiscale (ovvero l'imposta di bollo) di legalizzazione e Apostille dipende dalla natura e dalla finalità degli atti e documenti da legalizzare o apostillare : si può consultare una breve guida sull'argomento in allegato.
- Breve guida sull'imposta di bollo (vedere allegati)
Riferimenti normativi:
- D.P.R. 28/12/2000, n. 445
- D.P.R. 3/11/2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e semplificazione dell'ordinamento dello Stato civile)
- Convenzione di Atene del 15 settembre 1977
- Convenzione dell' Aja del 5 ottobre 1961
- Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968