Principali procedimenti di competenza della Sezione Regionale

Premessa

Nella presente sezione vengono riportati i principali procedimenti di questa Sezione Regionale.

Stante la complessità, i procedimenti vengono illustrati necessariamente in maniera sintetica; per ogni necessità, così come per i procedimenti non richiamati, si prega di contattare gli Uffici di questa Sezione Regionale.

Classificazione di Comuni e fasce professionali dei segretari.

Ogni Comune e ogni Provincia è sede di segreteria e deve avere un segretario comunale o provinciale titolare, individuato dal Capo dell’Amministrazione (Sindaco o Presidente) tra i segretari iscritti ad un apposito Albo.

La suddivisione delle sedi di segreteria in base alla popolazione residente è finalizzata ad individuare la fascia professionale minima cui deve appartenere il segretario comunale titolare della sede stessa; la tabella seguente è esplicativa delle corrispondenze:

I Comuni che, in base alla previgente normativa (art. 1 della legge 8 giugno 1962, n. 604), avevano ottenuto una classificazione della sede di segreteria superiore da quella risultante in base alla popolazione residente (ad esempio, per la presenza di importanti uffici pubblici, o per motivi di turismo, industriali o commerciali), possono scegliere alternativamente (a seguito di motivata deliberazione di Giunta e conseguente declassificazione o riclassificazione della sede di segreteria da parte della Sezione Regionale) di avvalersi di un segretario comunale appartenente alla fascia professionale corrispondente alla classe desumibile dalla popolazione residente ovvero alla fascia professionale corrispondente alla classificazione “speciale”.

Nel caso in cui si debba procedere alla riclassificazione (ovvero declassificazione) della sede di segreteria per incremento (decremento) demografico, la richiesta va avanzata con deliberazione di Giunta Comunale - facente riferimento alla popolazione residente al 31.12 dell’anno precedente - alla Sezione Regionale per l’adozione del provvedimento costitutivo; gli effetti della riclassificazione (declassificazione) decorreranno da subito in caso di sede coperta da titolare, altrimenti dalla data del rinnovo elettorale o di vacanza della sede. Si precisa che in tali casi, a differenza dei Comuni in possesso della classificazione “speciale”, la riclassificazione (declassificazione) è irreversibile, salvo un nuovo mutamento della popolazione residente.

Relativamente alle convenzioni di segreteria, la classe corrispondente è quella derivante dalla somma degli abitanti dei singoli Comuni al 31 dicembre dell’anno precedente, salvo il caso di presenza tra i Comuni convenzionati di sede di segreteria in possesso della classificazione “speciale”; alla corretta classificazione provvede questa Sezione Regionale, in sede di costituzione della convenzione.

E’ appena il caso di sottolineare che il convenzionamento del servizio di segreteria è facoltà ammessa soltanto a favore dei Comuni; ne sono quindi esclusi le Province, le Comunità Montane, le Unioni dei Comuni e qualunque altro Ente territoriale.

Procedura di nomina del segretario titolare.

Occorre premettere che il segretario comunale o provinciale è un funzionario pubblico, formalmente dipendente del Ministero dell’Interno – Albo Nazionale dei Segretari comunali e provinciali e funzionalmente assegnato al Comune (o Provincia); pertanto, lo stesso è titolare di un rapporto di lavoro a tempo indeterminato con il Ministero dell’Interno e nel contempo, all’interno di tale rapporto, è funzionalmente assegnato al Comune o alla Provincia.

La procedura di nomina è compiutamente disciplinata dalla deliberazione n. 150 adottata dal Consiglio Nazionale d’Amministrazione il 15 luglio 1999, alla quale si rinvia in particolare sulle conseguenze derivanti dal mancato rispetto dei termini procedurali. In sintesi, si compone delle seguenti fasi:

• Avvio del procedimento: Il procedimento si avvia su istanza del Capo dell’Amministrazione, da avanzare (secondo competenza, alla Sezione Regionale o all’Albo Nazionale) entro 60 giorni dalla vacanza o dalla costituzione di una convenzione vacante; se la sede è stata interessata dalle elezioni ed è coperta, l’intenzione di avvalersi di un nuovo segretario va preventivamente notificata al segretario titolare (non conferma). Qualora si tratti di sede convenzionata, il Sindaco competente è quello del Comune capo-convenzione.
• Pubblicizzazione della sede:  La Sezione Regionale, a seguito di istruttoria, inoltra all’Albo Nazionale la richiesta di pubblicazione; la pubblicazione avviene ogni martedì e venerdì e vi resta per 10 giorni consecutivi, al fine di permettere ai segretari interessati di manifestare l’interesse alla nomina, che va inviata direttamente all’Amministrazione.
• Individuazione del segretario:  Il Capo dell’Amministrazione individua il segretario non prima che sia scaduto il termine di pubblicizzazione e comunque, nel caso in cui la sede è stata interessata dalle elezioni ed è coperta dal titolare (non confermato), non prima del 61° giorno dall’insediamento. Qualora si verifichi l’intenzione di nominare il segretario in disponibilità in atto reggente della sede vacante, la procedura di nomina del titolare può essere avviata direttamente da questo passaggio.
• Assegnazione del titolare:  La Sezione Regionale verifica il possesso dei requisiti soggettivi (fascia professionale corrispondente o superiore alla sede) ed oggettivi (contingente positivo in caso segretario iscritto ad altro albo regionale) e, in caso di riscontro positivo, assegna il segretario titolare entro 3 giorni lavorativi dalla individuazione, ovvero comunica i motivi per i quali non si è proceduto alla assegnazione.
• Nomina del titolare:  Il Capo dell’Amministrazione nomina con proprio decreto il segretario titolare fissando il termine per l’assunzione in servizio; il decreto di nomina va adottato entro 20 giorni dalla assegnazione e comunque non oltre il 120° giorno successivo dall’insediamento in caso di elezioni. Superato tale termine, resta definitivamente confermato il segretario in quel momento titolare.
• Accettazione e presa servizio:  Con l’accettazione del segretario si perfeziona il procedimento di nomina; il segretario nominato può chiedere il differimento della data di presa in servizio, che va accordato dal Capo dell’Amministrazione. Decreto di nomina, atto d’accettazione (anche come controfirma in calce al decreto) e attestato di presa servizio vanno immediatamente inviati alla Sezione Regionale (e all’Albo Nazionale in caso sede di competenza Nazionale). In caso di sede di segreteria convenzionata costituita ma non ancora efficace, da questa data si esplicano gli effetti giuridici ed economici della convenzione stessa.

Convenzioni di segreteria.

Tra Comuni appartenenti alla stessa Regione è possibile stipulare un’apposita convenzione per la gestione associata del servizio di segreteria.

Si prescinde dal criterio della regionalità solo in caso di Comuni con popolazione inferiore a 5.000 abitanti, appartenenti a regioni confinanti, posti sul confine regionale e limitrofi tra loro (art. 3 quater , D.L. 31 marzo 2005, n. 44, convertito nella legge 31 maggio 2005, n. 88); la Sezione Regionale di competenza sarà quella del Comune individuato quale capo-convenzione.

Non è possibile prendere atto della costituzione della convenzione qualora sulle sedi singole siano presenti più di un segretario. Soltanto in caso di rinnovo elettorale, sarà possibile convenzionarsi anche in presenza di più segretari; il Sindaco capo convenzione individuerà il titolare della costituenda convenzione tra i segretari titolari ovvero un segretario “esterno”. I segretari non individuati verranno collocati in posizione di disponibilità, salvo anticipato conseguimento di titolarità su altra sede.

I Comuni che intendono stipulare una convenzione per la gestione associata del servizio di segreteria devono far pervenire alla Sezione Regionale i seguenti atti:

• deliberazioni dei Consigli Comunali con le quali viene approvato l’identico testo di bozza di convenzione e autorizzato il Sindaco alla sua sottoscrizione;
• originale della convenzione sottoscritta da tutti i Sindaci dei Comuni aderenti alla convenzione successivamente all’adozione dell’ultima deliberazione di Consiglio Comunale di approvazione;
• certificazione della popolazione residente in ciascun Comune al 31.12 dell’anno precedente alla stipula della convenzione, qualora dalla somma degli abitanti scaturisca una sede di classe superiore alla classe di qualunque Comune aderente;
• individuazione del segretario titolare (nel caso di presenza di un solo titolare sulle sedi singole di segreteria) ovvero richiesta di pubblicazione della sede (sia in caso di vacanza di tutte le sedi singole, sia in caso di sedi coperte ed interessate dalle elezioni).

La Sezione Regionale, terminata l’istruttoria, prende atto della costituzione della convenzione (i cui effetti giuridici ed economici comunque decorreranno dalla data di presa servizio del segretario titolare, perdendo così le sedi singole la loro individualità), procede alla classificazione della stessa e assegna il segretario titolare, ai fini della successiva nomina, ovvero procede alla pubblicazione della sede neo-costituita.

La convenzione ha natura di contratto di diritto privato, va registrata solo in caso d’uso ed ha un contenuto minimo obbligatorio: le modalità di espletamento del servizio, la ripartizione degli oneri finanziari per gli emolumenti del segretario, la possibilità di recesso di uno o più Comuni, la durata della convenzione (che non può essere a tempo indeterminato).

La convenzione cessa di produrre effetti tra le parti alla scadenza naturale, comunque determinata (sia in funzione di una avvenimento: un anno dalla presa servizio del titolare, 120 giorni dopo l’insediamento del Sindaco del primo Comune che va ad elezioni, …; sia allo spirare di una data individuata: ad esempio il 31.12.2011); la Sezione Regionale provvede, con congruo anticipo, ad informare i Sindaci aderenti dell’approssimarsi del termine e del fatto che, in assenza di comunicazioni, si procederà alla presa d’atto dello scioglimento naturale. Alla scadenza, in assenza di accordo tra le parti, il segretario titolare verrà assegnato alla sede di segreteria del Comune ex capo-convenzione.

La convenzione può essere sciolta anticipatamente anche per risoluzione consensuale, qualora i Consigli Comunali si esprimano concordemente su tale punto. La Sezione Regionale prende atto dello scioglimento anticipato, la cui decorrenza sarà la data indicata nelle deliberazioni (se successiva alla presa d’atto) ovvero, in assenza di una data (o se indicata, la stessa risulta anteriore alla presa d’atto) dal giorno successivo all’adozione del provvedimento.

In ogni caso, prima della scadenza, la convenzione potrà essere rinnovata tramite concordi deliberazioni dei Consigli Comunali interessati che dovranno essere trasmesse alla Sezione Regionale, per la prescritta presa d’atto.

Un Comune potrà recedere dalla convenzione, nel rispetto dei criteri disciplinati dalla convenzione stessa (adozione di deliberazione di Consiglio Comunale, comunicazione agli altri Comuni, trasmissione alla Sezione Regionale degli atti, presa d’atto e decorrenza dei termini pattuiti); in caso di convenzione tra 3 o più Comuni, i Comuni rimanenti possono, entro il termine degli effetti della convenzione in essere, procedere alla rideterminazione il rapporto convenzionale (ad esempio, nuova ripartizione delle spese e percentuali di presenza del segretario presso i singoli Comuni) ovvero soggiacere allo scioglimento della convenzione stessa.

Assenza del segretario titolare (supplenza) e mancanza del segretario titolare (reggenza).

Su ogni sede di segreteria deve esserci un segretario titolare; in caso di assenza (a solo titolo esemplificativo: ferie, malattia, corsi di formazione, congedo matrimoniale, maternità, …) deve comunque essere garantito il servizio di segreteria tramite supplenza, che può essere espletata dal vice-segretario, dal segretario in posizione di disponibilità inviato dalla Sezione Regionale o dal segretario reggente a scavalco autorizzato dalla Sezione Ragionale.

In caso di presenza del vice-segretario (nel senso che il posto è previsto nel Regolamento di organizzazione dei servizi e degli uffici ed è legittimamente ricoperto) la supplenza può essere garantita dallo stesso per un periodo fino a 180 giorni a decorrere dalla di assenza del titolare; il Capo dell’Amministrazione, nel segnalare l’assenza del segretario titolare (a qualunque titolo), comunica nel contempo che intende avvalersi dell’operato del proprio vice-segretario. Pur in presenza di vice-segretario incaricato, è sempre ammessa la possibilità di richiedere la reggenza di altro segretario.

Qualora non si disponga di vice-segretario, il Capo dell’Amministrazione, nel comunicare l’assenza a qualunque titolo del segretario titolare, chiede alla Sezione Regionale che venga garantito il servizio di segreteria, eventualmente indicando il nominativo del segretario titolare di altra sede che abbia dato la propria disponibilità. La Sezione Regionale verifica prioritariamente la possibilità di assegnare la supplenza ad un segretario in posizione di disponibilità, che pertanto viene inviato con un provvedimento di supplenza a tempo parziale (X giorni a settimana) o a tempo pieno, in funzione di eventuali altri incarichi già assegnati, della durata dell’assenza e della dimensione della sede scoperta. Al termine, la Sezione Regionale procede nei confronti del Comune alla richiesta di rimborso delle competenze stipendiali (già anticipate al segretario) parametrate alla durata dell’incarico stesso. Laddove non sia possibile avvalersi di un segretario in disponibilità, la Sezione Regionale autorizza l’incarico di supplenza a scavalco a segretario titolare di altra sede, affidando lo stesso prioritariamente al segretario che ha manifestato la propria disponibilità, per un periodo che non potrà eccedere 30 giorni, salvo i casi di assenze dovute a malattia, maternità o altre assenze di lungo periodo previste dal C.C.N.L.

Per la sede di segreteria convenzionata vale quanto sopra esposto, con l’avvertenza che realizzando la convenzione un unico soggetto (la sede convenzionata) al quale è preposto un unico titolare, in caso di sua assenza deve essere incaricato un unico supplente: non è possibile, quindi, procedere a supplenze distinte per le singole sedi comunali. In presenza di vice-segretario (e nel caso in cui nel testo convenzionale venga disciplinato l’ufficio di vice-segreteria in convenzione) questi potrà essere incaricato della supplenza su tutta la convenzione. E’ opportuno segnalare che l’assenza o impedimento del segretario titolare va intesa, nel caso di sede convenzionata come sopravvenuta causa oggettiva comportante la momentanea impossibilità di raggiungere il luogo di lavoro, e non la mera assenza fisica presso una delle sedi di segreteria riunite in convenzione perché impegnato, appunto, presso un’altra.

La Sezione Regionale intrattiene la corrispondenza unicamente con il Sindaco del Comune capo-convenzione, in qualità di rappresentante della convenzione stessa; quest’ultimo, quindi, si farà interprete delle necessità degli altri Comuni e conseguentemente riporta a questi le decisioni adottate.

In caso di mancanza del segretario titolare (vacanza della sede di segreteria), il servizio di segreteria deve essere affidato ad un reggente; vale quanto già riportato per la supplenza della sede, con la differenza che l’incarico al vice-segretario non può superare 120 giorni dalla data di vacanza.