Legalizzazione documenti

Ufficio Legalizzazioni

Addetto: Dott.ssa Leandra Antonioni
Ricevimento: Per appuntamento
Ubicazione dell'Ufficio: Piano terra
Email dell'ufficio: immigrazione.pref_lecco@interno.it 

Telefono: 0341/279600 

GENERALITA'

La legalizzazione di firma è definita come "l'attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa" (art. 1, comma 1, lettera l), D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, come sostituito dall'art. 1, comma 1, D.P.R. 7 aprile 2003, n. 137): nel seguito, verranno utilizzati con lo stesso significato i termini "atto", "certificato", "documento" e "documentazione".

Come si vede dalla definizione, la legalizzazione (come anche l'Apostille ) è in sostanza un'autentica di firma, che non certifica in alcun modo l'autenticità del contenuto dell'atto legalizzato /apostillato.  

Legalizzazione e Apostille si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale, pertanto non possono essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati, se non previamente sottoposti a una "trasformazione" in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, etc.). 
 

ATTI E DOCUMENTI ITALIANI DA VALERE ALL'ESTERO

In assenza di accordi internazionali più favorevoli, gli atti e documenti formati in Italia e da valere all'estero, devono subire un doppio procedimento di legalizzazione, il primo da parte dell'organo italiano competente (legalizzazione nazionale) e il secondo dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da parte dello Stato di destinazione. Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione derivanti da leggi o da accordi internazionali (art. 33, comma 5, D.P.R. n. 445/2000; devono intendersi altresì considerate le normative comunitarie): il caso più importante è la sostituzione della doppia legalizzazione con la formalità unica dell' Apostille .

L' Apostille è una speciale attestazione, prevista dalla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961, che può essere apposta sotto forma di timbro, foglio allegato, adesivo o altro ancora, purché esista una congiunzione materiale fra l'atto o documento e la relativa Apostille : essa garantisce l'autenticità di un atto pubblico e la qualità legale dell'Autorità rilasciante ed è valida solo fra gli Stati aderenti alla predetta Convenzione.  

La ripartizione delle competenze per l'apposizione dell' Apostille, in base alle designazioni effettuate dall'Italia presso l'HCCH , è la seguente:

• per gli atti giudiziali (in pratica, tutti quelli che provengono dal Ministero della giustizia) e notarili, è competente la Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione;
• per tutti gli altri atti, è competente la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente interessata.

Gli atti e documenti dei Comuni sono legalizzati dalla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo nella cui provincia ricade il Comune. 
 

ATTI E DOCUMENTI ESTERI DA VALERE IN ITALIA

Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere in Italia , sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero (cosiddetta legalizzazione diplomatica o consolare) competenti per lo Stato di provenienza, senza necessità di ulteriore legalizzazione (art. 33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.

La Prefettura-Ufficio territoriale del Governo provvede invece alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali.

ATTENZIONE

La legalizzazione e l' Apostille di per sé non hanno scadenza (e dunque è superfluo apporne una seconda allo stesso atto o documento), mentre può averla l'atto o documento legalizzato o apostillato, in base alle leggi dello Stato di destinazione.

Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di Lecco, devono essere preventivamente autenticati dall' Ufficio Scolastico Territoriale di Lecco, con sede P.za Lega Lombarda n. 4, Lecco  ( https://lecco.istruzione.lombardia.gov.it )  avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che gli atti e documenti sono poi destinati alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo per il successivo utilizzo all'estero.

Gli atti e documenti da apostillare devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell'ente emittente (c.d. timbro tondo, anche se può avere altre forme), in quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell' Apostille

In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti firmati digitalmente.

Riferimenti normativi e prassi (Circolari, testi ufficiali, etc.):

• D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), specialmente l'art. 33 (Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero)
• D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile, a norma dell'articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127)
• Massimario per l'Ufficiale di Stato Civile (l'ultima edizione è del 2012)
• Circolare del Ministro per la funzione pubblica 20 dicembre 1988, n. 26779, con allegata la Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 778/8/8/1 del 21 ottobre 1968
• Apostille Handbook e The ABCs of Apostilles , curati dall'HCCH

Accordi, convenzioni internazionali e normative comunitarie (in ordine cronologico crescente):

• Convenzione di amicizia e buon vicinato fra l'Italia e San Marino, conclusa a Roma il 31 marzo 1939, come modificata dall'Accordo aggiuntivo alla convenzione di amicizia e di buon vicinato tra l'Italia e San Marino, firmata a Roma il 31 marzo 1939, in materia di assistenza amministrativa, doppia cittadinanza e leva militare, con scambio di lettere tra l'Italia e San Marino, firmato a San Marino il 28 ottobre 1980
• Accordo tra l'Italia ed il Belgio relativo al reciproco rilascio gratuito degli atti di stato civile ed alla abolizione della loro legalizzazione concluso a Roma, a mezzo scambio di Note, il 24 ottobre 1950
• Convenzione per il rilascio di alcuni estratti di atti dello stato civile destinati all'estero, firmata a Parigi il 27 settembre 1956
• Convenzione per il rilascio gratuito e la dispensa da legalizzazioni degli atti di stato civile e allegato, firmata a Lussemburgo il 26 settembre 1957
• Convenzione riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, adottata a l'Aja il 5 ottobre 1961 (attenzione: la Convenzione non si applica ai documenti compilati da agenti diplomatici o consolari e ai documenti amministrativi concernenti direttamente una operazione commerciale o doganale)
• Accordo tra l'Italia e la Svizzera sull'esenzione dalla legalizzazione, sullo scambio degli atti dello stato civile e sulla presentazione dei certificati occorrenti per contrarre matrimonio, concluso a Berna il 16 novembre 1966
• Convenzione europea (n. 63) relativa alla soppressione della legalizzazione degli atti formati da agenti diplomatici o consolari, adottata a Londra il 7 giugno 1968; 
• Convenzione tra la Repubblica italiana e la Repubblica federale di Germania in materia di esenzione dalla legalizzazione di atti, conclusa a Roma il 7 giugno 1969
• Convenzione relativa al rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile, firmata a Vienna l'8 settembre 1976
• Convenzione sull'assistenza giudiziaria in materia civile tra la Repubblica Italiana e la Repubblica Popolare Ungherese, firmata a Budapest il 26 maggio 1977
• Convenzione sulla dispensa dalla legalizzazione per taluni atti e documenti, firmata ad Atene il 15 settembre 1977
• Convenzione relativa al rilascio di un certificato matrimoniale, adottata a Monaco il 5 settembre 1980
• Accordo tra la Repubblica italiana e la Spagna sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Madrid il 10 ottobre 1983
• Convenzione relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri delle Comunità europee, firmata a Bruxelles il 25 maggio 1987
• Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica argentina sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Roma il 9 dicembre 1987
• Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica d'Austria in materia di esenzione dalla legalizzazione, trasmissione di atti di stato civile e semplificazione delle formalità preliminari per contrarre matrimonio, firmato a Vienna il 29 marzo 1990
• Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 6 luglio 2016, che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012
• Sono esenti da legalizzazione e Apostille gli atti e documenti pubblici formati in Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda, Lettonia (Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987), Germania (Convenzione di Roma del 7 giugno 1969), Ungheria (Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977), con le decorrenze per ciascuno Stato indicate nell'apposita guida .
• Sono esenti da legalizzazione (l' Apostille non si applica mai agli atti e documenti consolari) gli atti e documenti rilasciati dalle rappresentanze diplomatiche o consolari di Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia (Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987), con le decorrenze per ciascuno Stato indicate nell'apposita guida .
• Per gli atti e documenti pubblici formati negli Stati membri dell'UE a decorrere dal 16.02.2019, è vigente il Regolamento 2016/1191, che prevede l'esenzione da legalizzazione e Apostille per talune tipologie di documenti pubblici in ambito comunitario, oltre a semplificazioni ulteriori in materia di copie autentiche e traduzioni (principalmente attraverso moduli standard opzionali multilingue).