Legalizzazione documenti
Responsabile: Dott. Giordano Claudio
La legalizzazione consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell'autenticità della firma stessa.
La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo (U.T.G.) provvede alla legalizzazione delle firme su documenti da e per l'estero, previo appuntamento da prenotarsi esclusivamente tramite posta elettronica ordinaria all'indirizzo legalizzazione.pref_piacenza@interno.it .
La Prefettura-U.T.G. legalizza:
• atti e documenti formati in Italia affinché abbiano valore all'estero;
• atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, affinché abbiano valore in Italia.
ATTENZIONE
La legalizzazione di atti e documenti formati all'estero e da valere in Italia deve essere effettuata dalla rappresentanza diplomatica o consolare italiana presente nel Paese che ha redatto il documento.
La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati dalle seguenti Ambasciate e/o Consolati aderenti alla Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968: Austria, Belgio, Cipro, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Russia, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia, Ucraina.
I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti ad apostilla (un timbro speciale attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell'Autorità rilasciante), in luogo della legalizzazione.
La legalizzazione degli atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica. Le dichiarazioni rese presso un Notaio a firma di soggetti privati, gli atti giudiziali e notarili e le traduzioni effettuate a cura di un traduttore giurato iscritto all'albo del Tribunale devono essere legalizzati dalla Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione.
Gli atti da apostillare devono riportare il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso e devono avere impresso, vicino alla firma, il timbro indelebile dell'Ente pubblico emittente (c.d. timbro tondo, anche se può avere altre forme), in quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell'apostilla. Nel caso di documenti rilasciati dagli uffici comunali è importante che siano presenti le corrette diciture per l'estero, pena altrimenti l'impossibilità di eseguire legalizzazione/apostille. Si raccomanda pertanto di precisare al funzionario comunale che l'atto ha uso estero (dicitura che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali).
Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, con sede nella provincia di Piacenza, devono essere preventivamente autenticati dall'Ufficio Scolastico Regionale per l'Emilia-Romagna - Ufficio IX - Sede di Piacenza, con sede in corso G. Garibaldi n. 50, avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che gli atti e documenti sono poi destinati alla Prefettura - U.T.G. per il successivo utilizzo all'estero.
Legalizzazione ed apostilla si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale: pertanto non possono essere legalizzati/apostillati atti e documenti privati, se non previamente sottoposti a una trasformazione in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, etc.).
È esclusa la possibilità di legalizzare/apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare/apostillare atti e documenti firmati digitalmente.
La legalizzazione e l'apostilla non hanno scadenza, mentre può averla l'atto o il documento legalizzato/apostillato, in base alle leggi dello Stato di destinazione.
Chi può fare la richiesta
Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento italiano all'estero.
Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento consolare estero in Italia.
Cosa fare
È possibile trasmettere per posta cartacea il documento originale da legalizzare/apostillare, avendo cura di indicare l'indirizzo al quale dovrà essere restituito ed allegando necessariamente anche una busta preaffrancata, nonché, nel caso di legalizzazione di atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare presente in Italia, una marca da bollo (€ 16,00). Ove, invece, il documento trasmesso per posta sia stato rilasciato da un ufficio pubblico italiano, occorre indicare necessariamente il Paese estero di destinazione e, in caso quest'ultimo non rientri tra i firmatari della Convenzione dell'Aja sull'apostilla, allegare una marca da bollo (€ 16,00). L'Ufficio non risponde dei tempi di spedizione che rimangono di esclusiva responsabilità di Poste Italiane.
L'interessato o altra persona delegata può altresì presentare la documentazione da autenticare direttamente in Prefettura, previo appuntamento da prenotarsi esclusivamente all'indirizzo di posta elettronica ordinaria legalizzazione.pref_piacenza@interno.it , specificando:
• nome e cognome;
• recapito telefonico;
• tipologia e numero esatto dei documenti da legalizzare/apostillare;
• Paese di destinazione dei documenti (Italia o Stato estero).
È possibile trasmettere in allegato via mail foto/scansione del documento che si vuole legalizzare/apostillare per ricevere informazioni più precise in vista dell'appuntamento.
Eventuali inderogabili urgenze dovranno essere debitamente motivate (es. bandi di gara, trasporto feretri, biglietti aerei, etc.) all'atto della presentazione dei documenti e saranno oggetto di valutazione da parte dell'Ufficio.
Gli atti da legalizzare/apostillare e gli eventuali allegati devono essere portati in Prefettura rigorosamente con firma in originale. Non si autenticano copie/scansioni di firme, né si effettuano fotocopie o traduzioni dei documenti.
Gli atti ed i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare presente in Italia, che devono valere in Italia, sono soggetti all'imposta di bollo pari ad € 16,00 salvo i casi previsti dalle convenzioni internazionali vigenti.
Gli atti rilasciati in marca da bollo verranno apostillati previa apposizione di una ulteriore marca da bollo da € 16,00.
Si prega di rispettare l'orario assegnato e di comunicare tempestivamente eventuali disdette, al fine di assicurare un miglior servizio all'utenza.
Riferimenti normativi
• D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445;
• D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396;
• Convenzione di Atene del 15 settembre 1977;
• Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987;
• Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961;
• Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968;
• Convenzione di Monaco del 5 settembre 1980.