Legalizzazione documenti

I documenti da legalizzare devono essere consegnati compilando l'apposito modulo di richiesta al quale deve essere allegata fotocopia della documentazione relativa al regolare soggiorno in Italia (attestazione comunale di soggiorno per i cittadini comunitari - permesso/carta di soggiorno per i cittadini extracomunitari - oppure la dichiarazione di presenza/ospitalità timbrata dalla Questura (art.7) e passaporto).

Il documento sarà restituito subito legalizzato/apostillato, fatte salve eventuali problematiche riscontrabili solo al momento della presentazione.

E' possibile trasmettere per posta il documento avendo cura di indicare oltre ai propri dati e al proprio recapito telefonico, anche il motivo della legalizzazione e lo STATO ESTERO dove deve essere presentato il documento; deve essere altresì allegata una busta per la risposta munita di francobollo e con scritto l'indirizzo al quale deve essere inviata la documentazione legalizzata.

N.B.: La legalizzazione degli atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica.

La legalizzazione di atti e documenti formati all'estero e da valere in Italia deve essere effettuata dalla rappresentanza diplomatica o consolare italiana presente nel Paese che ha redatto il documento.

N.B.: i documenti devono essere presentati dagli intestatari degli stessi oppure da persona munita di delega con fotocopia dei documenti del delegante e del delegato.

Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di PISTOIA, devono essere preventivamente autenticati dall' Ufficio Scolastico Regionale - Ufficio XI -Ambito Territoriale di Pistoia (Via Mabellini,10 - Pistoia) avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che gli atti e i documenti sono poi destinati alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo per il successivo utilizzo all'estero.

Gli atti e documenti da apostillare devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell'ente emittente (c.d. timbro tondo, anche se può avere altre forme), in quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell'Apostille (punti n. 2, 3, 4 del modello pubblicato - nell'originale francese - nel sito ufficiale dell'HCCH). https://www.hcch.net/en/home

In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti firmati digitalmente.

La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura «Ai sensi dell' art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l'estero»: si raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l'estero all'atto della richiesta di qualsiasi certificato da utilizzare al di fuori dell'Italia (e dunque normalmente da legalizzare o apostillare), controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta (che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali o comunque non suscettibili di alcuna modifica).

Il trattamento fiscale (ovvero l'imposta di bollo) di legalizzazione e Apostille dipende dalla natura e dalla finalità degli atti e documenti da legalizzare o apostillare.

In linea di massima, in base alle deleghe, la ripartizione di competenze per l'apposizione delle Apostille è valida anche per la legalizzazione, ma con alcune eccezioni: la più rilevante per la materia qui trattata è quella delle Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, che sono state delegate alla legalizzazione con Decreto del Ministro dell'industria, del commercio e dell'artigianato del 12 luglio 2000 (diramato con Circolare del 13 luglio 2000 Prot. 651623del Ministero dell'industria, del commercio e dell'artigianato, corrispondente all'attuale Ministero dello sviluppo economico) e che pertanto provvedono direttamente alla legalizzazione dei loro atti.
È invece, come detto, di competenza prefettizia l'apposizione dell'Apostille sugli atti e documenti della Camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura, valida ovviamente solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961. Inoltre tali documenti sono soggetti a imposta di bollo (16 Euro) fatto salvo alcuni casi di esenzione che verranno valutati al momento della richiesta.

Regolamento UE n. 1191 del 2016 in vigore dal 16/02/2019 

che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea 

Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 6 luglio 2016, che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell’Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012 Pubblicazioni: G.U.U.E. L 200 del 26.07.2016, pp. 1–136; G.U., 2ª s.s., 19.09.2016, n. 71, pp. 56-191 Entrata in vigore: 15 agosto 2016 Applicazione: 16 febbraio 2019 Esenzione dalla legalizzazione e Apostille per i documenti pubblici finalizzati all’accertamento dei seguenti fatti (art. 2, comma 1): a) nascita; b) esistenza in vita; c) decesso; d) nome; e) matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile; f) divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio; g) unione registrata, compresa la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata; h) scioglimento di un’unione registrata, separazione personale o annullamento di un’unione registrata; i) filiazione; j) adozione; k) domicilio e/o residenza; l) cittadinanza; m) assenza di precedenti penali, a condizione che i documenti pubblici riguardanti tale fatto siano rilasciati a un cittadino dell’Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza. Il Regolamento si applica inoltre ai documenti pubblici per esercitare il diritto di votare e di candidarsi alle elezioni comunali e alle elezioni del Parlamento europeo nello Stato di residenza diverso da quello di cittadinanza (art. 2, comma 2). Il Regolamento non si applica ai documenti privati (punto 17 del Considerando), a quelli pubblici di Stati non comunitari e alle copie autentiche di questi ultimi prodotte dalle autorità di uno Stato membro (art. 2, comma 3). Il Regolamento non si applica al riconoscimento in uno Stato membro degli effetti giuridici relativi al contenuto dei documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un altro Stato membro (art. 2, comma 4). I documenti pubblici sono definiti (art. 3, numero 1) come: a) i documenti emanati da un’autorità o da un funzionario appartenente ad una delle giurisdizioni di uno Stato membro, ivi compresi quelli emanati dal pubblico ministero, da un cancelliere o da un ufficiale giudiziario («huissier de justice»); b) i documenti amministrativi; c) gli atti notarili; d) le dichiarazioni ufficiali come le annotazioni di registrazioni, visti per la data certa e autenticazioni di firme, apposte su una scrittura privata; e) documenti redatti da agenti diplomatici o consolari di uno Stato membro che agiscono nell’esercizio delle loro funzioni nel territorio di qualsiasi Stato, ove tali documenti debbano essere presentati sul territorio di un altro Stato membro o agli agenti diplomatici o consolari di un altro Stato membro che agiscono nel territorio di un paese terzo. Per i documenti pubblici delle predette tipologie e le loro copie autentiche, è prevista l’esenzione dalla legalizzazione e dall’Apostille (attestante l’autenticità di un documento in base alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, vigente fra tutti gli Stati membri), quando un cittadino presenta alle autorità di uno Stato membro un documento pubblico emesso dalle autorità di un altro Stato membro (art. 4). Circa le copie autentiche, gli Stati membri possono richiedere la presentazione di un documento pubblico originale, ma non anche contemporaneamente di una sua copia autentica (art. 5, comma 1); inoltre, se uno Stato membro accetta la presentazione di una copia autentica al posto del documento originale, deve accettare anche una copia autentica fatta in un altro Stato membro (art. 5, comma 2). Circa le traduzioni, lo Stato membro in cui viene presentato il documento pubblico non può esigere la traduzione se lo stesso è redatto in una delle sue lingue ufficiali o in una lingua non ufficiale ma espressamente accettata (art. 6, comma 1, lett. a)); inoltre, la traduzione non può essere richiesta se il documento pubblico (relativo alla nascita, all’esistenza in vita, al decesso, al matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile, all’unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata, al domicilio e/o alla residenza e all’assenza di precedenti penali) è accompagnato da un modulo standard multilingue, a patto che l’autorità alla quale viene presentato il documento pubblico ritenga che le informazioni contenute nel modulo siano sufficienti per il trattamento del documento (art. 6, comma 1, lett. b)). Infine, la traduzione certificata effettuata da una persona qualificata a tal fine ai sensi del diritto dello Stato membro dove è stata effettuata è accettata in tutti gli Stati membri (art. 6, comma 2). Stati aderenti: tutti gli Stati dell’Unione europea (Austria, Belgio, Bulgaria, Cipro, Croazia, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Italia, Lettonia, Lituania, Lussemburgo, Malta, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia, Ungheria). Indirizzi internet di riferimento: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:32016R1191 permalink del Regolamento dal sito ufficiale del diritto dell’Unione europea https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/LSU/?uri=CELEX:32016R1191 sintesi del Regolamento dal sito ufficiale del diritto dell’Unione europea https://e-justice.europa.eu/551/IT/public_documents  pagina relativa al Regolamento dal portale europeo della giustizia elettronica Note Il Regolamento introduce (artt. 7-12) moduli standard opzionali multilingue in tutte le lingue comunitarie: tali moduli possono essere presentati dai cittadini in un altro Stato membro come supporti per la traduzione allegati al documento pubblico per evitare l’obbligo di traduzione, ma non hanno alcun valore legale autonomo, a differenza ad esempio da quanto previsto dalla Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976 (in materia di estratti dello stato civile), dalla Convenzione di Monaco del 5 settembre 1980 (in materia di capacità matrimoniale) e dal Regolamento (CE) n. 2201/2003 del Consiglio, del 27 novembre 2003 (c.d. Bruxelles II bis, in materia di decisioni in materia matrimoniale e di responsabilità genitoriale, di cui alla Circolare ministeriale n. 13 del 20 luglio 2018, relativa al c.d. “divorzio breve”). i moduli disponibili sono quelli per i documenti relativi a: Ø nascita; Ø esistenza in vita; Ø decesso; Ø matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile; Ø unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata; Ø domicilio e/o residenza; Ø assenza di precedenti penali. Il Regolamento istituisce poi un meccanismo di cooperazione tra le autorità degli Stati membri per la lotta contro i documenti pubblici fraudolenti, basato su un sistema informatico (il sistema d’informazione del mercato interno, o IMI), che consente alle autorità dello Stato membro ricevente di dialogare con le autorità di quello di emissione, in caso sussista un serio dubbio circa l’autenticità di un documento pubblico (art. 14). Il Regolamento lascia impregiudicate altre disposizioni del diritto comunitario sulla legalizzazione, su formalità analoghe o altre formalità1 (art. 17). Il Regolamento lascia impregiudicati anche gli accordi e convenzioni internazionali già esistenti2, così come il diritto di concluderne di nuovi; se poi le disposizioni del Regolamento confliggono con una disposizione di un altro atto comunitario che disciplina aspetti specifici della semplificazione dei requisiti per la presentazione di documenti pubblici e per l’ulteriore semplificazione di tali requisiti (come le Direttive 2005/36/CE e 2006/123/CE e il Regolamento (CE) n. 987/2009), prevale la disposizione dell’atto comunitario che introduce un’ulteriore semplificazione (art. 19). 1 Ad esempio, l’art. 85 del Regolamento (CE) n. 118/97 del Consiglio del 2 dicembre 1996 relativo ai regimi di sicurezza sociale per i lavoratori, l’art. 19 del Regolamento (CE) n. 1346/2000 del Consiglio del 29 maggio 2000 relativo alle procedure di insolvenza, l’art. 56 del Regolamento (CE) n. 44/2001 del Consiglio, del 22 dicembre 2000, concernente la competenza giurisdizionale, il riconoscimento e l’esecuzione delle decisioni in materia civile e commerciale, l’art. 52 del Regolamento (CE) n. 2201/2003 del Consiglio, del 27 novembre 2003, relativo alla competenza, al riconoscimento e all’esecuzione delle decisioni in materia matrimoniale e in materia di responsabilità genitoriale, l’art. 80 del Regolamento (CE) n. 883/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio del 29 aprile 2004 relativo al coordinamento dei sistemi di sicurezza sociale, l’art. 4 del Regolamento (CE) n. 1393/2007 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 novembre 2007, relativo alla notificazione e alla comunicazione negli Stati membri degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale, l’art. 65 del Regolamento (CE) n. 4/2009 del Consiglio del 18 dicembre 2008 relativo alle obbligazioni alimentari, l’art. 74 del Regolamento (UE) n. 650/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio del 4 luglio 2012 relativo alle successioni, l’art. 61 del Regolamento (UE) n. 1215/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio del 12 dicembre 2012 relativo alle decisioni in materia civile e commerciale, l’art. 15 del Regolamento (UE) n. 606/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio del 12 giugno 2013 relativo al riconoscimento reciproco delle misure di protezione in materia civile, l’art. 40 del Regolamento (UE) n. 655/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio del 15 maggio 2014 relativo alla procedura per l’ordinanza europea di sequestro conservativo su conti bancari, l’art. 22 del Regolamento (UE) 2015/848 del Parlamento europeo e del Consiglio del 20 maggio 2015 relativo alle procedure di insolvenza, l’art. 90 del Regolamento (UE) 2019/1111 del Consiglio del 25 giugno 2019 relativo alla competenza, al riconoscimento e all’esecuzione delle decisioni in materia matrimoniale e in materia di responsabilità genitoriale, e alla sottrazione internazionale di minori; per uno studio approfondito, cfr. British Institute of International and Comparative Law, The use of public documents in the EU, luglio 2007, pubblicato all’indirizzo http://ec.europa.eu/civiljustice/publications/publications_en.htm. 2 Ad esempio, la Convenzione di Londra del 7 giugno 1968, la Convenzione italotedesca del 7 giugno 1969, la Convenzione italo-ungherese del 26 maggio 1977, la Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 (tutte di portata più ampia del Regolamento, in quanto non limitata alle materie da esso contemplate), nonché le varie convenzioni CIEC e l’art. 43 della Convenzione sulla competenza, la legge applicabile, il riconoscimento, l’esecuzione e la cooperazione in materia di responsabilità genitoriale e di misure di protezione dei minori, fatta all’Aja il 19 ottobre 1996, alla quale l’Italia aderisce dal 1° gennaio 2016. Infine, per agevolare l’applicazione del Regolamento, gli Stati membri devono comunicare, attraverso il portale europeo della giustizia elettronica, la o le lingue accettate per i documenti pubblici, un elenco indicativo di questi ultimi, un elenco di quelli idonei al supporto dei moduli standard multilingue per la traduzione, gli elenchi (se esistono) dei traduttori autorizzati alle traduzioni certificate, gli elenchi indicativi delle autorità legittimate a produrre copie autentiche, le informazioni sui mezzi di identificazione delle traduzioni certificate e delle copie autentiche, le informazioni sulle caratteristiche specifiche delle copie autentiche (art. 24). Si sottolinea la mancanza di valore legale autonomo dei moduli standard opzionali multilingue: si invita dunque a valutare caso per caso (soprattutto in fase di prima applicazione del Regolamento) se non sia preferibile utilizzare la certificazione rilasciata ai sensi delle predette Convenzioni di Vienna (che dovrebbe essere accettata senza legalizzazione e Apostille anche dagli Stati membri che non vi aderiscono, nonché senza traduzione, ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. a) del Regolamento) e Monaco (quest’ultima solo in caso di adesione dello Stato di destinazione, in quanto specifica per materia), nonché delle altre convenzioni internazionali e normative comunitarie (come il predetto Regolamento 2201/2003), che prevedono il rilascio di certificazione ugualmente esente da legalizzazione e Apostille, ma con valore legale autonomo.

Il portale europeo della giustizia elettronica ( https://e-justice.europa.eu/home?action=home&plang=it )  riporta i moduli standard multilingue per ogni Stato membro (per l’Italia, https://e-justice.europa.eu/35981/IT/public_documents_forms), le predette informazioni ex art. 24 del Regolamento (https://e-justice.europa.eu/561/IT/public_documents?clang=it).

Tuttavia, non tutte le predette informazioni sono state rese disponibili per ogni Stato membro, inoltre il portale viene via via aggiornato e potrebbe verificarsi che i vari link con il tempo non corrispondano più a quelli suddetti, perché le pagine sono state spostate oppure non esistono più, quindi, in tali casi, occorre effettuare la ricerca della materia di interesse direttamente dalla Home del Portale Europeo della giustizia ( https://e-justice.europa.eu/home?action=home&plang=it ).

N.B. - Non si tratta di un elenco esaustivo, in quanto esistono numerosi altri accordi e convenzioni di portata settoriale (ad esempio in materia commerciale, civile, penale, tributaria, etc.): quelli elencati sopra sono solo gli accordi e le convenzioni di portata più generale. Per ulteriori ricerche, si può comunque utilizzare il motore di ricerca dell'Archivio dei Trattati internazionali Online ATRIO , predisposto e aggiornato dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.