La "Legalizzazione" consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell'autenticità della firma stessa.
La Prefettura-U.T.G. legalizza:
- atti e documenti formati in Italia affinché abbiano valore all'estero;
- atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, affinché abbiano valore in Italia.
ATTENZIONE
La legalizzazione degli atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica.
La legalizzazione di atti e documenti formati all'estero e da valere in Italia deve essere effettuata dalla rappresentanza diplomatica o consolare italiana presente nel Paese che ha redatto il documento.
La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati dalle seguenti Ambasciate e/o Consolati aderenti alla Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968: Austria, Grecia, Malta, Portogallo, Svezia, Cipro, Irlanda, Norvegia, Regno Unito, Svizzera, Francia, Liechtenstein, Paesi Bassi, Repubblica Ceca, Turchia, Germania, Lussemburgo, Polonia, Spagna e Romania.
I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della postilla c.d. "Apostille" (prevede un timbro speciale attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell''Autorità rilasciante), in luogo della legalizzazione.
Legalizzazione documenti
I documenti in regola con la normativa vigente vengono legalizzati o apostillati e riconsegnati nel termine indicato dagli addetti all'ufficio legalizzazioni, termine comunque non superiore a trenta giorni dalla ricezione (art.2, comma 2, legge 7 agosto 1990, n.241, decreto del Ministro dell'Interno 2 febbraio 1993, n.284, tabella allegata al Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 10 ottobre 2021, n.214).
I termini possono essere sospesi, per una volta e per un periodo non superiore a trenta giorni, per l'acquisizione di informazioni o di certificazioni relative a fatti, stati o qualità non attestati in documenti già in possesso dell'amministrazione stessa o non direttamente acquisibili presso altre pubbliche amministrazioni (art.2, comma 7, legge n.241/1990) .
Chi può fare la richiesta
Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento italiano all'estero.
Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento consolare estero in Italia.
Cosa fare
L'interessato o altra persona delegata può presentare e/o ritirare la documentazione da legalizzare direttamente in Prefettura.
E’ possibile trasmettere per posta il documento avendo cura di indicare l'indirizzo al quale il documento dovrà essere restituito allegando una busta preaffrancata.
Documentazione richiesta
L'atto da legalizzare e gli eventuali allegati.
Imposta di bollo su legalizzazione e apostille.
La legalizzazione e l'apostille sono in sostanza procedure di autentica di firma, soggette dunque all'articolo 1 della Tariffa allegato A al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, modificato dal d.m. del 20/08/1992 che prevede un'imposta di bollo nella misura fissa (attuale) di € € 16,00.
Tale norma va letta tuttavia in connessione sia con l'art. 37, comma 2, del D.P.R. 28 dicembre 2000 n.4452, che con la Tabella allegato B al predetto D.P.R. n. 642/1972, nonché con le altre norme speciali che disciplinano i casi di esenzione dall'imposta di bollo.
In base al combinato disposto delle disposizioni suddette, si ricava la seguente regola generale:
- se il documento (formato in Italia da legalizzare o apostillare) è in bollo, lo sarà anche la relativa legalizzazione o postille;
- se il documento (formato in Italia da legalizzare o apostillare) è stato rilasciato in esenzione dal bollo e con una chiara indicazione della motivazione e della norma applicata, lo sarà anche la relativa legalizzazione o postille;
Eventuali casistiche particolari, non rientranti nelle due ipotesi precedenti, saranno valutate, al momento della richiesta, dagli addetti al Servizio Legalizzazioni.
Cfr. Ministero delle finanze Tasse e Imposte Indirette sugli Affari, Circolare del 6 giugno 1985. n. I (per le Apostile), Risoluzione del 28 giugno 1988, n. 451056 (per le legalizzazioni da valere all'estero); Agenzia delle Entrate Direzione Centrale Normativa e Contenzioso, Risoluzione del 6 agosto 2001, n. 125 (per le legalizzazioni sugli atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia).
L'imposta di bollo non è dovuta quando per le leggi vigenti sia esente da bollo l'atto sostituito ovvero quello nel quale è apposta la firma da legalizzare".
Come detto nella nota n. i, la Risoluzione n. 12512001 prevede invece sempre la legalizzazione in bollo per gli atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia: fanno eccezione i casi di finalità per le quali la legge italiana prescrive l'esenzione dall'imposta di bollo, da dichiarare preventivamente agli addetti al servizio legalizzazioni.
Riferimenti normativi:
- D.P.R. 28/12/2000, n. 445
- D.P.R. 3/11/2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e semplificazione dell'ordinamento dello Stato civile)
- Convenzione di Atene del 15 settembre 1977
- Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961
- Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968