Legalizzazione documenti

Nel caso i documenti siano composti da più pagine, accertarsi che siano apposti i timbri di congiunzione tra le pagine a cura dell'Autorità che ha emesso l'atto.

DOCUMENTI DI COMPETENZA DELLA PREFETTURA

La Legalizzazione consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento originale, nonché dell'autenticità della firma stessa ma non certifica in alcun modo l'autenticità del contenuto dell'atto legalizzato.

I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della c.d. Apostille (ovvero un timbro speciale attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell'Autorità rilasciante), in luogo della legalizzazione, fatte salve le esenzioni stabilite da accordi internazionali più favorevoli.

E' esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fotocopie, fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti firmati digitalmente.

La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo di Firenze legalizza, nei limiti della propria competenza ( art. 33 D.P.R. 445/2000 ):

• atti e documenti formati in Italia affinché abbiano valore all'estero;
• atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, affinché abbiano valore in Italia. 

DOCUMENTI SCOLASTICI

Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data, rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private (sono esclusi i documenti rilasciati dalle Università), con sede nella provincia di Firenze, devono essere preventivamente autenticati dall' Ufficio Scolastico Regionale per la Toscana, avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che gli atti e documenti sono poi destinati alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo per il successivo utilizzo all'estero.

DOCUMENTI RILASCIATI DAI COMUNI

La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura «AI SENSI DELL' ART. 40, D.P.R. 28 DICEMBRE 2000, N. 445, IL PRESENTE CERTIFICATO È RILASCIATO SOLO PER L'ESTERO». Si raccomanda pertanto di precisare al funzionario comunale che l'atto deve essere utilizzato all'estero.

Si precisa che la Prefettura non accetterà documenti da legalizzare o apostillare privi di tale dicitura (a meno che si tratti di modelli internazionali non suscettibili di modifica).

REGIME FISCALE (IMPOSTA DI BOLLO)

Gli Atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia sono soggetti a marca da bollo nella misura fissa di € 16,00.

Sono esenti da imposta di bollo:

1. atti, scritti e documenti relativi al procedimento di adozione.
2. le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà.
3. gli atti formati in Italia rilasciati in esenzione di bollo.

Per ulteriori atti esenti da marca da bollo si fa riferimento alla disciplina dell'imposta di bollo D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, Tariffa allegato B.

ATTI FORMATI ALL'ESTERO

Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere in Italia, sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero competenti per lo Stato di provenienza, senza necessità di ulteriore legalizzazione (art. 33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.

La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia dei seguenti Stati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987: Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.

DOCUMENTI DI COMPETENZA DELLA PROCURA

Le dichiarazioni rese presso un notaio a firma di soggetti privati, gli atti giudiziali e notarili e le traduzioni effettuate a cura di un traduttore giurato iscritto all'albo del Tribunale devono essere legalizzati presso la Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione.

DOCUMENTI DI COMPETENZA DELLE C.C.I.A.A.

Ai sensi dell'art. 33 comma 1 D.P.R. 445/2000 che dispone che " Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere all'estero davanti ad autorità estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o periferici del Ministero competente, o di altri organi e autorità delegati dallo stesso ", le Camere di Commercio, Industria, Artigianato ed Agricoltura provvederanno alla legalizzazione diretta dei propri atti dato che sono state delegate alla legalizzazione con Decreto del Ministro dell'industria, del commercio e dell'artigianato del 12 luglio 2000 (diramato con Circolare del 13 luglio 2000 Prot. 651623 del Ministero dell'industria, del commercio e dell'artigianato, corrispondente all'attuale Ministero dello sviluppo economico).

Rimane ferma la competenza esclusiva della Prefettura sull'apposizione delle Apostille su atti e documenti della Camera di Commercio di Firenze, valida solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja in data 5 ottobre 1961.

ATTENZIONE:

Alle Prefetture non è consentito procedere alla legalizzazione di atti o documenti redatti in lingua straniera.

Non si darà corso alla legalizzazione o apostille di documenti redatti in lingua straniera anche se siano stati previamente autenticati da parte di un pubblico ufficiale.

La traduzione degli atti e documenti in e dall'italiano non è di competenza della Prefettura-Ufficio territoriale del Governo : è stata predisposta una guida orientativa sull'argomento .

AVVISO PER LE AUTORITA' CONSOLARI ESTERE

Allo scopo di agevolare il controllo da parte delle Autorità estere interessate, si pubblica il quadro degli specimen di firma del personale delegato alla legalizzazione e al rilascio delle apostille,  nonché dei timbri utilizzati.