La "Legalizzazione" di firma consiste nell'attestazione ufficiale della legale qualità del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa.

Importante: sia la "legalizzazione" che " l'Apostille" non certificano in alcun modo l'autenticità del contenuto del documento legalizzato o apostillato . 

La legalizzazione e l'Apostille di per sé non hanno scadenza mentre può averla il documento legalizzato o apostillato , in base alle leggi dello Stato dove deve essere utilizzato. 

La Prefettura - Ufficio territoriale del Governo provvede alla legalizzazione delle firme o all'apposizione dell' Apostille:

  • gli atti e documenti formati in Italia e da valere all'estero davanti ad autorità estere,
  • nonché alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione o dell' Apostille stabilite da leggi o da accordi internazionali.

ATTI E DOCUMENTI ITALIANI DA VALERE ALL'ESTERO   

In assenza di accordi internazionali più favorevoli, gli atti e documenti formati in Italia e da valere all'estero, devono subire un doppio procedimento di legalizzazione , il primo da parte dell'organo italiano competente (legalizzazione nazionale) e il secondo dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da parte dello Stato di destinazione: dato però che, per la legge di quello Stato, queste legalizzazioni potrebbero non essere necessarie, si consiglia di informarsi preventivamente presso la relativa rappresentanza diplomatica o consolare. 

Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione da leggi o da accordi internazionali (art. 33, comma 5, D.P.R. n. 445/2000): il caso più importante è la sostituzione della doppia legalizzazione con la formalità unica dell' Apostille (ovvero una speciale dicitura, apposta a mezzo timbro o altra procedura analoga, anche informatizzata, attestante l'autenticità dell'atto e la qualità legale dell'Autorità rilasciante), valida però solo fra gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961. Esistono tuttavia accordi più favorevoli, che eliminano cioè anche la formalità dell' Apostille: i principali sono riportati nel seguito (sezione Accordi e convenzioni internazionali) e anch'essi valgono ovviamente solo fra gli Stati aderenti. Sia l'applicazione della Convenzione dell'Aja che quella degli accordi più favorevoli elimina sempre la necessità della seconda legalizzazione da parte delle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da parte dello Stato di destinazione. 

ATTENZIONE

  • per gli atti giudiziali (in pratica, tutti quelli che provengono dal Ministero della giustizia) e notarili, è competente la Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione;
  • per tutti gli altri atti, è competente la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente interessata (le funzioni prefettizie sono svolte nella Regione Trentino-Alto Adige/Südtirol dai Commissariati di Governo per le Province di Trento e di Bolzano e nella Regione Valle d'Aosta/Vallée d'Aoste dalla Presidenza della Regione).  
  • Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di L'Aquila, devono essere preventivamente autenticati dall'Ufficio Scolastico Regionale per l'Abruzzo - Ufficio III - Ambito territoriale per la provincia di L'Aquila (ex Ufficio Scolastico Provinciale di L'Aquila), con sede in Via Rocco Carabba 4, L'Aquila (zona Stazione) avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che i documenti sono poi destinati alla Prefettura-U.T.G. di L'Aquila per il successivo utilizzo all'estero. 

La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia dei seguenti Stati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 : Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.

Importante : i documenti da apostillare devono essere firmati in originale e devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell'ente emittente (c.d. timbro tondo, anche se può avere altre forme), in quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell'Apostille (punti n. 2, 3, 4 del  modello pubblicato - nell'originale francese - nel sito ufficiale).

La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui documenti rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura «Ai sensi dell'art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l'estero»: si raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l'estero all'atto della richiesta di qualsiasi documento da utilizzare al di fuori dell'Italia (e dunque normalmente da legalizzare o apostillare ), controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta (che tuttavia viene omessa nel caso si tratti di modelli internazionali o comunque non suscettibili di alcuna modifica).  

Sebbene la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo abbia una competenza territoriale limitata su base provinciale, per prassi e in caso di necessità può legalizzare o apostillare anche atti e documenti formati fuori dalla sua provincia, purché abbia in deposito gli specimen di firma necessari: tuttavia questa procedura è a volte più lunga e non è sempre possibile condurla a buon fine, quindi è consigliabile rivolgersi alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente competente. 

ATTI E DOCUMENTI ESTERI DA VALERE IN ITALIA  

Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere in Italia, sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero (cosiddetta legalizzazione diplomatica o consolare) competenti per lo Stato di provenienza, senza necessità di ulteriore legalizzazione (art. 33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell' Apostille e degli accordi più favorevoli): le rappresentanze diplomatiche o consolari italiane competenti possono essere individuate tramite il database curato dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.

La Prefettura-Ufficio territoriale del Governo provvede invece alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell' Apostille e degli accordi   più favorevoli).

Sebbene la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo di solito legalizzi solo le firme della rappresentanza diplomatica o consolare estera nella cui circoscrizione rientra, per prassi può legalizzare anche atti e documenti formati fuori dalla sua circoscrizione, purché abbia in deposito gli specimen di firma necessari: tuttavia questa procedura è a volte più lunga e non è sempre possibile condurla a buon fine, quindi è consigliabile rivolgersi a una Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente competente: le circoscrizioni consolari estere in Italia possono essere individuate tramite gli elenchi curati dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.   

ATTENZIONE
La legalizzazione e l' Apostille di per sé non hanno scadenza (e dunque è superfluo apporne una seconda allo stesso atto o documento), mentre può averla l'atto o documento legalizzato o apostillato, in base alle leggi dello Stato di destinazione. 

UFFICI COMPETENTI (Area IV e IV bis)

Dirigente : Dott. Izzi Federico

Addetto: Sig. Mauro Grande

Email Servizio Legalizzazione : sui.pref_laquila@interno.it

Telefono: 0862.438400 (Sig. Mauro Grande)

 

Orari di ricevimento:

Lunedì, mercoledì e venerdì   dalle ore 9.00 alle ore 12.00 (previo appuntamento telefonico da prendere negli stessi giorni ed orari)

Ubicazione dell'Ufficio: Corso Federico II, n. 9 - Piano Terra 

Chi può fare la richiesta:

Chiunque debba far valere all'estero davanti ad autorità estere, atti e documenti formati in Italia.

Chiunque debba far valere in Italia atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia.

Cosa fare
Chiunque può presentare senza alcuna delega la documentazione da legalizzare direttamente presso l'ufficio, specificando lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana).
È anche possibile trasmettere per posta la documentazione da legalizzare, avendo cura di specificare lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana) e di allegare una busta affrancata e indirizzata, oltre alle eventuali marche da bollo necessarie; è possibile concordare preventivamente in dettaglio la procedura, telefonicamente o tramite e-mail. 

Documentazione richiesta:

Gli atti da legalizzare o apostillare.

Gli atti e i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare presente in Italia, che devono valere in Italia, sono soggetti all'imposta di bollo (16 Euro.)

 

Tempi di erogazione del servizio:
La riconsegna dei documenti avviene nel più breve tempo possibile, solitamente a vista, compatibilmente con l'afflusso di pubblico e la necessità di acquisire gli specimen di firma necessari, e comunque entro trenta giorni (art. 2 legge 7 agosto 1990, n. 241, decreto del Ministro dell'interno 2 febbraio 1993, n. 284, Tabella allegata al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 10 ottobre 2012, n. 214).

Riferimenti normativi e circolari ministeriali:  

Accordi e convenzioni internazionali (in ordine cronologico crescente):

N.B. - Non si tratta di un elenco esaustivo, in quanto esistono numerosi altri accordi e convenzioni di portata settoriale (ad esempio in materia commerciale, civile, penale, tributaria, etc.): quelli elencati sopra sono solo gli accordi e le convenzioni di portata più generale. 

Può essere vantaggioso controllare preventivamente presso il destinatario finale del documento se la formalità della legalizzazione o Apostille sia veramente necessaria, in modo da evitare ogni aggravio procedurale con le relative conseguenze in termini di tempi ed eventuali costi.

Ultimo aggiornamento
Giovedì 7 Marzo 2024, ore 15:49
Link esterni
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396