La legalizzazione di firma consiste nell'attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa.
Importante: sia la legalizzazione che l'Apostille non certificano in alcun modo l'autenticità del contenuto del documento legalizzato o apostillato .
La legalizzazione e l'Apostille di per sé non hanno scadenza (e dunque è superfluo apporne una seconda allo stesso documento), mentre può averla il documento legalizzato o apostillato , in base alle leggi dello Stato dove deve essere utilizzato.
La Prefettura - Ufficio territoriale del Governo provvede alla legalizzazione delle firme o all'apposizione dell' Apostille sugli atti e documenti formati in Italia e da valere all'estero davanti ad autorità estere, nonché alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione o dell' Apostille stabilite da leggi o da accordi internazionali.
Generalmente, gli atti e documenti formati in Italia e da valere davanti ad autorità estere, una volta legalizzati dalla Prefettura - Ufficio territoriale del Governo, devono essere nuovamente legalizzati dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per lo Stato di destinazione, sempreché la legge di quello Stato preveda la necessità di questa seconda legalizzazione: al riguardo, si consiglia di informarsi preventivamente presso la competente rappresentanza diplomatica o consolare (l' Apostille elimina sempre la necessità di questa seconda legalizzazione, ma può essere utilizzata solo negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja citata sotto).
ATTENZIONE
La legalizzazione degli atti giudiziari e notarili è di competenza della Procura della Repubblica presso il Tribunale territorialmente competente.
Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero, fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.
Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione.
Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di Siena, devono essere preventivamente autenticati dall'Ufficio Scolastico Regionale per la Toscana . Ufficio XVIII - Ambito territoriale per la provincia di Siena (ex Provveditorato agli studi di Siena e successivamente Ufficio Scolastico Provinciale di Siena), con sede in Via Piazza Amendola 29 Siena, avendo cura di avvertire il personale di quest'ufficio che i documenti sono poi destinati alla Prefettura-U.T.G. di Siena per il successivo utilizzo all'estero.
La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia dei seguenti Stati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987: Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.
La legalizzazione delle firme non è necessaria per tutti gli atti e i documenti rilasciati dalle autorità amministrative dei seguenti Stati: Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda, Lettonia (Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987), Germania (Convenzione di Roma del 7 giugno 1969), Ungheria (Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977).
I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della c.d. Apostille (ovvero un timbro speciale attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell'Autorità rilasciante), in luogo della legalizzazione, fatte salve le esenzioni stabilite da accordi internazionali più favorevoli.
Importante : i documenti da apostillare devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell'ente emittente (c.d. timbro tondo, anche se può avere altre forme), in quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell'Apostille (punti n. 2, 3, 4 del modello pubblicato - nell'originale francese - nel sito ufficiale).
In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o a postillare documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o apostillare documenti firmati digitalmente.
La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministero per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui documenti rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura «Ai sensi dell'art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l'estero»: si raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l'estero all'atto della richiesta di qualsiasi documento da utilizzare al di fuori dell'Italia (e dunque normalmente da legalizzare o apostillare ), controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta (che tuttavia viene omessa nel caso si tratti di modelli internazionali o comunque non suscettibili di alcuna modifica).
Il trattamento fiscale (ovvero l'imposta di bollo) di legalizzazioni e Apostille dipende dalla natura e dalla finalità dei documenti da legalizzare o apostillare : si può consultare una breve guida a sull'argomento.
La provenienza comunitaria della documentazione amministrativa non è finora di per sé motivo - nonostante una diffusa credenza in tale senso - per un'esenzione generalizzata dalla legalizzazione e formalità equivalenti: per un approfondimento, è possibile consultare una breve guida sull'argomento.
La traduzione dei documenti in e dall'italiano non è di competenza di questo ufficio.
Dirigente: D.ssa Immacolata AMALFITANO , Vice Prefetto aggiunto
Responsabile del procedimento/Addetto: Sig.ra Lucia Daldin - Sig.ra Maria Giorgio
Orario di apertura al pubblico: dal Lunedì al Venerdì, dalle ore 9 alle 11
Telefono: 0577/201449
Indirizzo di posta elettronica: maria.giorgio@interno.it lucia.daldin@interno.it
Chi può fare la richiesta:
Chiunque debba far valere all'estero davanti ad autorità estere atti e documenti formati in Italia.
Chiunque debba far valere in Italia atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia.
Cosa fare
Chiunque può presentare senza alcuna delega la documentazione da legalizzare direttamente presso l'ufficio, specificando lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana).
È anche possibile trasmettere per posta la documentazione da legalizzare, avendo cura di specificare lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana) e di allegare una busta affrancata e indirizzata, oltre alle eventuali marche da bollo necessarie: qualora necessario, è possibile concordare preventivamente in dettaglio la procedura, telefonicamente o tramite e-mail.
Documentazione richiesta:
Gli atti da legalizzare o apostillare ed eventuali marche da bollo che saranno indicate dal personale incaricato del servizio, in base alla normativa vigente.
Tempi di erogazione del servizio:
La riconsegna dei documenti avviene nel più breve tempo possibile, compatibilmente con l'afflusso di pubblico e la necessità di acquisire gli specimen di firma necessari, e comunque entro trenta giorni (art. 2 legge 7 agosto 1990, n. 241, decreto del Ministro dell'interno 2 febbraio 1993, n. 284, Tabella allegata al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 10 ottobre 2012, n. 214).
Riferimenti normativi e circolari ministeriali:
- D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), art. 33 (Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero)
- D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile, a norma dell'articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127)
- Circolare del Ministro per la funzione pubblica 20 dicembre 1988, n. 26779, con allegata la Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 778/8/8/1 del 21 ottobre 1968
Accordi e convenzioni internazionali (in ordine cronologico crescente):
- Convenzione di amicizia e buon vicinato fra l'Italia e San Marino, conclusa a Roma il 31 marzo 1939, come modificata dall'Accordo aggiuntivo alla convenzione di amicizia e di buon vicinato tra l'Italia e San Marino, firmata a Roma il 31 marzo 1939, in materia di assistenza amministrativa, doppia cittadinanza e leva militare, con scambio di lettere tra l'Italia e San Marino, firmato a San Marino il 28 ottobre 1980
- Accordo tra l'Italia ed il Belgio relativo al reciproco rilascio gratuito degli atti di stato civile ed alla abolizione della loro legalizzazione concluso a Roma, a mezzo scambio di Note, il 24 ottobre 1950
- Convenzione per il rilascio di alcuni estratti di atti dello stato civile destinati all'estero, firmata a Parigi il 27 settembre 1956
- Convenzione per il rilascio gratuito e la dispensa da legalizzazioni degli atti di stato civile e allegato, firmata a Lussemburgo il 26 settembre 1957
- Convenzione riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, adottata a l'Aja il 5 ottobre 1961
- Accordo tra l'Italia e la Svizzera sull'esenzione dalla legalizzazione, sullo scambio degli atti dello stato civile e sulla presentazione dei certificati occorrenti per contrarre matrimonio, concluso a Berna il 16 novembre 1966
- Convenzione europea (n. 63) relativa alla soppressione della legalizzazione degli atti formati da agenti diplomatici o consolari, adottata a Londra il 7 giugno 1968
- Convenzione tra la Repubblica italiana e la Repubblica federale di Germania in materia di esenzione dalla legalizzazione di atti, conclusa a Roma il 7 giugno 1969
- Convenzione relativa al rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile, firmata a Vienna l'8 settembre 1976
- Convenzione sull'assistenza giudiziaria in materia civile tra la Repubblica Italiana e la Repubblica Popolare Ungherese, firmata a Budapest il 26 maggio 1977
- Convenzione sulla dispensa dalla legalizzazione per taluni atti e documenti, firmata ad Atene il 15 settembre 1977
- Convenzione relativa al rilascio di un certificato matrimoniale, adottata a Monaco il 5 settembre 1980
- Accordo tra la Repubblica italiana e la Spagna sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Madrid il 10 ottobre 1983
- Convenzione relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri delle Comunità europee, firmata a Bruxelles il 25 maggio 1987
- Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica argentina sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Roma il 9 dicembre 1987
- Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica d'Austria in materia di esenzione dalla legalizzazione, trasmissione di atti di stato civile e semplificazione delle formalità preliminari per contrarre matrimonio, firmato a Vienna il 29 marzo 1990
N.B. - Non si tratta di un elenco esaustivo, in quanto esistono numerosi altri accordi e convenzioni di portata settoriale (ad esempio in materia commerciale, civile, penale, tributaria, etc.): quelli elencati sopra sono solo gli accordi e le convenzioni di portata più generale.
Per ulteriori ricerche, si può comunque utilizzare il motore di ricerca dell'Archivio dei Trattati internazionali Online ATRIO, predisposto e aggiornato dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.
L'esenzione dalla legalizzazione o dall'Apostille può anche dipendere dalla normativa interna dello Stato di destinazione: ad esempio la Spagna, per il riconoscimento delle qualifiche professionali ai sensi della Direttiva 2005/36/CE, ha stabilito nella norma di recepimento (REAL DECRETO 1837/2008, de 8 de noviembre), all'articolo 67.7, "No se exigirá legalización por vía diplomática ni «apostilla» del Convenio de La Haya a los documentos oficiales expedidos por las autoridades de otros Estados miembros" (in castigliano) o "No s'exigeix legalització per via diplomàtica ni «postil·la» del Conveni de l'Haia als documents oficials expedits per les autoritats d'altres estats membres" (in catalano) o "Non se exixirá legalización por vía diplomática nin «apostila» do Convenio da Haia aos documentos oficiais expedidos polas autoridades doutros Estados membros" (in galiziano). Come dimostrato da questo esempio, può essere vantaggioso controllare preventivamente presso il destinatario finale del documento se la formalità della legalizzazione o Apostille sia veramente necessaria, in modo da evitare ogni aggravio procedurale con le relative conseguenze in termini di tempi ed eventuali costi.