I casi nei quali è possibile chiedere l'autorizzazione alla circolazione sono espressamente previsti dal decreto del Prefetto di approvazione del calendario annuale (ciascuna Prefettura deve inserire il proprio decreto).L'istanza deve essere indirizzata alla Prefettura-U.T.G. della provincia di partenza, almeno 10 giorni prima della data di inizio del trasporto per il quale si chiede l'autorizzazione alla circolazione. L'autorizzazione può essere rilasciata anche dalla Prefettura-U.T.G. nel cui territorio di competenza ha sede legale la società che esegue il trasporto.
La domanda in bollo da € 16,00 deve contenere:
- Generalità del richiedente
- Targa e tipo di automezzo
- Itinerario (luogo di partenza - di arrivo e percorsi con denominazione delle relative direttrici da percorrere)
- Merci da trasportare (merci deperibili ecc.)
- Motivo per la quale si chiede l'autorizzazione
- Periodo (non superiore a 4 mesi estendibile a 6 mesi per le merci deperibili)
Al momento del ritiro dovrà essere prodotto un numero di marche da bollo da € 16,00 e di copie fotostatiche della istanza pari al numero degli automezzi per i quali è richiesta l'autorizzazione. Per i veicoli provenienti dall'estero , la domanda di autorizzazione alla circolazione può essere presentata alla Prefettura-U.T.G. della provincia di confine dove ha inizio il viaggio in territorio italiano.