Legalizzazione documenti

La Prefettura provvede, per delega del Ministro egli Affari Esteri, alla legalizzazione delle firme. La "legalizzazione" consiste nell'attestazione della qualità legale del pubblico ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento, nonché dell'autenticità della firma stessa.
Per quanto concerne gli atti firmati dai Notai e dai Funzionari di Cancelleria e degli Uffici Giudiziari, questi sono legalizzati da funzionari della Procura della Repubblica. La Prefettura è competente per tutti gli altri atti.
Si rammenta che la legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia dei seguenti Stati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987: Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Russia, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia, Ucraina.

ATTI E DOCUMENTI ITALIANI DA VALERE ALL'ESTERO

Le firme sugli atti e sui documenti formati in Italia devono essere legalizzate affinché abbiano valore all'estero.

In assenza di accordi internazionali più favorevoli, gli atti e documenti formati in Italia e da valere all'estero, devono subire di solito (cioè quando la legge dello Stato di destinazione lo richiede) un doppio procedimento di legalizzazione, il primo da parte dell'organo italiano competente (legalizzazione nazionale) e il secondo dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da parte dello Stato di destinazione: dato però che, per la legge di quello Stato, una o entrambe queste legalizzazioni potrebbero non essere necessarie, si consiglia di informarsi preventivamente presso la relativa rappresentanza diplomatica o consolare.

Per gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961, la doppia legalizzazione è sostituita con la formalità unica dell'apostille (ovvero una speciale dicitura, apposta a mezzo timbro o altra procedura analoga, anche informatizzata, attestante l'autenticità dell'atto e la qualità legale dell'Autorità rilasciante).

N.B Non si apostillano o legalizzano documenti che provengono da enti insistenti in altre province.

ATTI E DOCUMENTI ESTERI DA VALERE IN ITALIA

Le firme sugli atti e documenti formati in Italia da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente nello Stato italiano devono essere legalizzate affinché abbiano valore in Italia.
Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere in Italia sono, invece, legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero e non a cura della Prefettura.

Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione ma, se redatti in lingua straniera, devono essere accompagnati da una traduzione in lingua italiana, certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare o da un traduttore ufficiale.

COME FARE

Per conoscere la forma di legalizzazione (apostille o legalizzazione prefettizia), richiesta per tipologia di certificati, consultare il documento reperibile in allegato a questa pagina.

Posso fare richiesta:
- tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento italiano all'estero;
- tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento consolare estero in Italia.

La procedura di legalizzazione è effettuata dall'Ufficio Relazioni con il Pubblico della Prefettura U.T.G. (negli orari di apertura) che rilascia l'atto il giorno dell’appuntamento se non superano le tre unità, altrimenti saranno riconsegnati con data da stabilire. 

L'interessato o altra persona delegata può presentare e/o ritirare la documentazione da legalizzare direttamente in Prefettura presso l'Ufficio Relazioni con il Pubblico.
È altresì possibile trasmettere per posta il documento avendo cura di indicare l'indirizzo al quale il documento dovrà essere restituito e relativa busta affrancata, raccomandata o bolla di ritiro da parte di un corriere espresso. In nessun caso la Prefettura potrà essere ritenuta responsabile di un eventuale mancato recapito della documentazione trasmessa.

Qualora nel registro vi sia la firma del Console, il cittadino provvederà a contattare il proprio consolato, affinché faccia pervenire all'indirizzo mail protocollo.prefpr@pec.interno.it il nominativo della persona autorizzata alla firma e, una volta conosciute le informazioni necessarie, potrà essere disposta la legalizzazione del documento.

COSA PORTARE

- L'atto da legalizzare con gli eventuali allegati.

- Una marca da bollo da € 16,00.
Sono esenti da marca da bollo esclusivamente le legalizzazioni e le apostille di documenti italiani a loro volta esenti da bollo.