La "Legalizzazione" consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell'autenticità della firma stessa.
La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo provvede alla legalizzazione delle firme su documenti da e per l'estero:
- atti e documenti formati in Italia affinché abbiano valore all'estero;
- atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, affinché abbiano valore in Italia.
Legalizzazione e Apostille (della quale si dirà di seguito), si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale; pertanto non possono essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati se non preventivamente sottoposti ad una trasformazione in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica della firma o copia conforme).
L' Apostille è una speciale attestazione, prevista dalla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961, che può essere apposta sotto forma di timbro, foglio allegato, adesivo o altro ancora, purché esista una congiunzione materiale fra l'atto o documento e la relativa Apostille: essa garantisce l'autenticità di un atto pubblico e la qualità legale dell'Autorità rilasciante ed è valida solo fra gli Stati Aderenti alla Convenzione. Tutte le informazioni sull'Apostille (comprese le date di adesione alla Convenzione dei vari Stati) si trovano nell' Apostille Section del sito internet della Conferenza dell'Aja sul Diritto Privato Internazionale (HCCH) .
L’Ufficio
Dirigente dell'Area IV ter: Dott. Giorgio Collu
Ubicazione Ufficio: Area IV - Viale Buon Cammino n. 3
P.E.C.: cittadinanza.prefca@pec.interno.it (NON utilizzare per le richieste di appuntamento, né per quelle di informazioni, a riguardo leggere le informazioni seguenti).
Telefono: 070/6006485 - 070/6006283 - 070/6006404 (solo il lunedi e il mercoledi dalle 9.30 alle 12.30, festivi esclusi).
Orari di ricevimento
L'ufficio legalizzazioni non prende prenotazioni e riceve in ordine cronologico il Lunedi e il Mercoledi (festivi esclusi) dalle 9.30 alle 12.30. L'accesso all'ufficio al di fuori dei giorni stabiliti è consentito esclusivamente per i nulla osta al trasporto di salme e passaporti mortuari.
Per eccezionali ragioni di urgenza, è possibile chiedere un appuntamento alla pec cittadinanza.prefca@pec.interno.it
Spedizione a mezzo posta
È anche possibile trasmettere per posta la documentazione da legalizzare. Nella busta di spedizione è opportuno inserire:
- una busta preaffrancata e l'indirizzo per la restituzione
- una nota che specifichi lo Stato estero di destinazione (è possibile utilizzare il modello presente in fondo alla pagina, nella sezione "documenti scaricabili")
- la documentazione da legalizzare
- marche da bollo, se necessarie
Indirizzo per la spedizione: Prefettura di Cagliari, Piazza Palazzo 2, 09124
Chi può fare la richiesta
- Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento italiano all'estero.
- Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento consolare estero in Italia.
Chiunque può presentare senza alcuna delega la documentazione da legalizzare o apostillare, specificando lo Stato estero di destinazione.
ATTENZIONE
Gli atti e documenti da legalizzare o apostillare devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell'ente emittente.
Nel caso i documenti siano composti da più pagine, è necessario accertarsi che siano apposti i timbri di congiunzione tra le pagine a cura dell'Autorità che ha emesso l'atto.
Si rammenta che è' esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail) nonché atti e documenti firmati digitalmente.
Gli atti ed i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare presente in Italia, che devono valere in Italia, sono soggetti all'imposta di bollo (€ 16,00), salvo i casi previsti dalle convenzioni internazionali vigenti. La marca da bollo (€ 16,00) va presentata allo sportello insieme all'atto da legalizzare.
ATTENZIONE: DOCUMENTI DI COMPETENZA DELLA PROCURA
La legalizzazione degli atti firmati dai notai, dai funzionari di cancelleria e dagli ufficiali giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica.
ATTENZIONE: DOCUMENTI DI COMPETENZA DALLE C.C.I.A.A.
Le Camere di Commercio, industria, artigianato e agricoltura, provvederanno alla legalizzazione diretta dei propri atti (TIMBRO UPICA). Rimane ferma la competenza esclusiva della Prefettura sull'apposizione delle Apostille su atti e documenti della Camera di Commercio di Cagliari per tutti i Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aia (1961).
ATTENZIONE: DOCUMENTI SCOLASTICI
Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori statali o paritarie legalmente riconosciute di Cagliari e provincia (NO per le scuole Private), devono essere preventivamente autenticati dall'UFFICIO SCOLASTICO Provinciale, sito in Via Giudice Guglielmo 46/48, Cagliari.
ATTENZIONE: ESENZIONE DA LEGALIZZAZIONEE
A DECORRERE DAL 16/02/2019 VIENE APPLICATO IL REGOLAMENTO EUROPEO N. 2016/1191 DEL 06/07/2016 ENTRATO IN VIGORE IL 15/08/2016 CHE ESENTA DA LEGALIZZAZIONE E APOSTILLE I DOCUMENTI PUBBLICI RILASCIATI DAI PAESI MEMBRI DELL'UNIONE CHE DEVONO ESSERE PRESENTATI IN UN ALTRO PAESE DELL'UNIONE, FINALIZZATI ALL'ACCERTAMENTO DEI SEGUENTI FATTI (ART. 2, COMMA 1):
nascita, esistenza in vita, decesso, nome, matrimonio (ivi compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile), divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio, unione registrata (compresa la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata), scioglimento di un'unione registrata, separazione personale o annullamento di un'unione registrata, filiazione, adozione, domicilio e residenza, cittadinanza, assenza di precedenti penali (a condizione che i documenti pubblici riguardanti tale fatto siano rilasciati a un cittadino dell'Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza), ai documenti pubblici per esercitare il diritto di votare e di candidarsi alle elezioni comunali e alle elezioni del Parlamento europeo nello stato di residenza diverso da quello di cittadinanza
La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati dalle seguenti Ambasciate e/o Consolati aderenti alla Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968:
Austria, Belgio, Cipro, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lichtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldavia, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Svezia, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.
La legalizzazione delle firme non è necessaria per tutti gli atti e i documenti rilasciati dalle autorità amministrative dei seguenti Stati:
Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda, Lettonia (Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987), Germania (Convenzione di Roma del 07/06/ 1969), Ungheria (Convenzione di Budapest del 26/05/1977).
La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti di stato civile rilasciati dalle autorità amministrative dei seguenti Stati:
Spagna (Convenzione di Madrid del 10/10/1983), Austria (Convenzione di Vienna del 29/03/1990), Grecia, Lussemburgo, Olanda, Polonia, Portogallo, Turchia (Convenzione di Atene del 15/09/1977), Svizzera (Convenzione Italia-Svizzera 16/11/1966).
Gli estratti plurilingue rilasciati ai sensi della Convenzione di Vienna del 08/09/1976 non devono essere legalizzati né tradotti in italiano. Paesi aderenti:
Austria, Belgio, Bosnia-Erzegovina, Bulgaria, Capo Verde, Croazia, Estonia, Francia, Germania, Grecia, Lituania, Lussemburgo, Macedonia, Moldavia, Montenegro, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Romania, Serbia, Slovenia, Spagna, Svizzera, Turchia.
Riferimenti normativi
- D.P.R. 28/12/2000, n. 445
- D.P.R. 3/11/2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e semplificazione dell'ordinamento dello Stato civile)
- Convenzione di Atene del 15 settembre 1977
- Convenzione dell' Aja del 5 ottobre 1961
- Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968
- Accordo di Roma del 9 dicembre 1987, legge 22 novembre 1988, n. 533 (Italia - Argentina)
- Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, legge 24 aprile 1990, n. 106 (per gli Stati membri della CE.E.)
- Regolamento Europeo (EU) 2016/1991 del 06/07/2016