Legalizzazione documenti

UFFICIO LEGALIZZAZIONE
Ubicazione dell'Ufficio: Via Zelasco, 3 - 24122 Bergamo (Sportelli siti al piano terra)

Email dell'ufficio:  immigrazione.pref_bergamo@interno.it
P.E.C.:  immigrazione.prefbg@pec.interno.it

Referenti del servizio
Sig.ra Brunella Baiocchi (AZIENDE - ADOZIONI -PASSAPORTI ANIMALI DOMESTICI - URGENZE DOCUMENTATE E MOTIVATE -  QUESITI DI CARATTERE PARTICOLARE)
- Email: immigrazione.pref_bergamo@interno.it

ATTENZIONE:
Questo Ufficio effettua la legalizzazione per gli   atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera, ai soli i soggetti- titolari del documento - residenti nei Comuni di Bergamo e provincia

AVVISO PER L'UTENZA PRIVATA (NO AZIENDE E ADOZIONI )
GLI APPUNTAMENTI PER LEGALIZZARE I DOCUMENTI DA/O PER L'ESTERO, DOVRANNO ESSERE PRENOTATI ESCLUSIVAMENTE TELEFONANDO AL N. 035/276412 DAL LUNEDI' AL VENERDI' DALLE ORE 9,00 ALLE ORE 12,00
IN CASO DI IMPEDIMENTO, PER QUALSIASI MOTIVO, SI CHIEDE DI ANNULLARE IL PROPRIO APPUNTAMENTO.
SOLO IN CASO DI SITUAZIONI DI PARTICOLARE URGENZA :

si prega di inviare una comunicazione all'indirizzo email  immigrazione.pref_bergamo@interno.it  o telefonare al seguente recapito 035/276412 (dalle ore 9 alle ore 12).Ai fini della richiesta occorre:  indicare le motivazioni della richiesta allegando la documentazione che dimostri l'urgenza, copia dei documenti da legalizzare e copia dei documenti che attestano la regolare permanenza in Italia con eventuale delega.
Per la legalizzazione dei passaporti mortuari, stante l'urgenza e imprevedibilità della richiesta, è previsto un accesso, previa intesa telefonica, al nr. 035/276412 - (dalle ore 9 alle ore 12).
Le aziende/società potranno accedere, previe intese telefoniche, presso gli uffici telefonando al nr. 035/276412 (dalle ore 9 alle ore 12) .
Gli atti da legalizzare per adozione verranno consegnati previo accordo telefonico al n. 035/276412 (dalle ore 9 alle ore 12)  ed in base alle possibilità dell'Ufficio. Al riguardo gli interessati vorranno depositare con la documentazione, una breve nota accompagnatoria con la quale si richiede il servizio di legalizzazione, si indica lo Stato di destinazione dei documenti e si fornisce un recapito telefonico per concordare la riconsegna.
AVVISO PER LE AUTORITA' ESTERE
CON CIRCOLARE N. 1412/168303, DEL 18/11/2021, IL MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI HA COMUNICATO ALLE RAPPRESENTANZE ESTERE ACCREDITATE PRESSO LO STATO ITALIANO LE MODALITA' DI DEPOSITO PRESSO LE PREFETTURE DEGLI SPECIMEN DI FIRMA DEI FUNZIONARI DELEGATI ALLA LEGALIZZAZIONE DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI DA FAR VALERE IN ITALIA.
ALLO SCOPO DI AGEVOLARE IL CONTROLLO DA PARTE DELLE AUTORITÀ ESTERE INTERESSATE, SI PUBBLICA IL QUADRO DEGLI SPECIMEN DI FIRMA DEL PERSONALE DELEGATO ALLA LEGALIZZAZIONE E AL RILASCIO DELLE  APOSTILLE,  NONCHÉ DEI TIMBRI UTILIZZATI:

→  SPECIMEN FIRMA (vedasi documenti scarabilli in fondo alla pagina)


ATTENZIONE

La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui documenti rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura  «Ai sensi dell'art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l'estero» : si raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l'estero all'atto della richiesta di qualsiasi documento da utilizzare al di fuori dell'Italia (e dunque normalmente da legalizzare o apostillare), controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta (che tuttavia viene omessa nel caso si tratti di modelli internazionali o comunque non suscettibili di alcuna modifica).

SI SEGNALA CHE LA MANCATA APPOSIZIONE DELLA PREDETTA DICITURA POTREBBE COMPORTARE LA MANCATA EROGAZIONE DEL SERVIZIO RICHIESTO

AVVISO ALL'UTENZA

DOCUMENTAZIONE DA ALLEGARE AI DOCUMENTI DA LEGALIZZARE

L'interessato dovrà indicare lo Stato ove il/i documento/i dovrà/no essere utilizzato/i ed allegare copia di un documento di riconoscimento secondo le modalità successivamente meglio specificate (Cittadino extracomunitario: Permesso di soggiorno / Cittadino comunitario: Attestazione di iscrizione anagrafica per cittadini UE / Cittadino italiano: Carta d'identità o passaporto )

Gli interessati potranno delegare altri soggetti alla produzione della documentazione utilizzando i seguenti modelli scaricabili da questo sito:
- Modello-delega-consegna/ritiro-documenti
 

LEGALIZZAZIONE DOCUMENTI
La "Legalizzazione" consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell'autenticità della firma stessa.
La legalizzazione è un'autentica di firma, che non certifica in alcun modo l'autenticità del contenuto dell'atto legalizzato. La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo - provvede, per deleghe ministeriali, alla legalizzazione delle firme su documenti da e per l'estero.

La Prefettura-U.T.G. legalizza:

   atti e documenti formati in territorio italiano presso la provincia di Bergamo affinché abbiano valore all'estero;
atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera competente sulla circoscrizione territoriale del nord Italia   , per i soli soggetti - titolari del documento- residenti nei Comuni di Bergamo e provincia  , sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali.     



"INFORMAZIONI IMPORTANTI AI FINI DELLA LEGALIZZAZIONE"
La normativa vigente consente la legalizzazione esclusiva di atti e documenti con firma originale e  non è permessa la legalizzazione di atti e documenti firmati digitalmente.
Fanno eccezione solo gli atti e documenti scansionati e trasmessi via P.E.C. (posta elettronica certificata) dalla Commissione per le Adozioni Internazionali direttamente alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo.
Le dichiarazioni rese a firma di soggetti privati che debbano essere riconosciute all'estero, devono essere rese dal notaio (in tal caso la legalizzazione è di competenza della Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione) o in alternativa devono essere rese mediante dichiarazione sostitutiva di notorietà da effettuarsi in Comune.
Per gli atti giudiziali e notarili , la competenza per la legalizzazione è della Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione.

La traduzione degli atti e documenti non è di competenza della Prefettura-Ufficio territoriale del Governo.

Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere in Italia, sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero competenti per lo Stato di provenienza, senza necessità di ulteriore legalizzazione (art. 33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.
La Prefettura-Ufficio territoriale del Governo provvede alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4,D.P.R. n. 445/2000), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali.

La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia dei seguenti Stati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987: Austria, Belgio, Cipro, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Russia, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia, Ucraina la Convenzione europea sulla soppressione della legalizzazione degli atti redatti dai rappresentanti diplomatici o consolari, adottata a Londra il 7 giugno 1968)

I documenti da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità dell'"apostille", che costituisce una forma di legalizzazione speciale mediante apposizione di un timbro particolare attestante l'autenticità della firma e la qualità legale dell'Autorità rilasciante.

Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di Bergamo, devono essere preventivamente autenticati dall'  Ufficio scolastico per la Lombardia - Ambito territoriale di Bergamo - via Pradello, 12 - 24121 Bergamo  - Tel. 035 284 111 (ex Provveditorato agli studi di Bergamo e successivamente Ufficio Scolastico Provinciale di Bergamo), avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che i documenti sono poi destinati alla Prefettura-U.T.G. di Bergamo per il successivo utilizzo all'estero.


ATTENZIONE
Si comunica che le Camere di Commercio, Industria, Artigianato ed Agricoltura provvederanno alla legalizzazione diretta dei propri atti  .
Rimane ferma la competenza esclusiva della Prefettura sull'apposizione delle Apostille su atti e documenti della Camera di Commercio di Bergamo, valida solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja in data 5 ottobre 1961.


IMPORTANTE

I documenti da apostillare devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell'ente emittente (c.d. timbro tondo, anche se può avere altre forme), in quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell'Apostille (punti n. 2, 3, 4 del modello pubblicato - nell'originale francese - nel sito ufficiale).
Analogamente, i documenti che prevedono la formalità della legalizzazione, devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso il timbro indelebile dell'ente emittente.

IMPOSTA DI BOLLO

Il trattamento fiscale (ovvero l'imposta di bollo) di legalizzazioni e Apostille dipende dalla natura e dalla finalità dei documenti da legalizzare o apostillare :
* gli atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia prevedono sempre l'assolvimento dell'imposta di bollo (euro 16,00)
* se il documento (formato in Italia) da legalizzare o apostillare è in bollo, lo sarà anche la relativa legalizzazione o Apostille;
* se il documento (formato in Italia) da legalizzare o apostillare è stato rilasciato in esenzione dal bollo e con una chiara indicazione della motivazione e della norma applicata, lo sarà anche la relativa legalizzazione o Apostille ;
* eventuali casistiche particolari, non rientranti nelle due ipotesi precedenti, saranno valutate, al momento della richiesta, dagli addetti al Servizio Legalizzazioni.
N.B.
La provenienza comunitaria della documentazione amministrativa non è finora di per sé motivo per un'esenzione generalizzata dalla legalizzazione e formalità equivalenti.

Chi può fare la richiesta:

Chiunque debba far valere all'estero davanti ad autorità estere atti e documenti formati in Italia.
Colui che è residente nella provincia di Bergamo e debba far valere in Italia atti e documenti, a proprio nome, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia.
Cosa fare
Chiunque può presentare la documentazione da legalizzare direttamente presso l'ufficio, specificando lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana), all'interessato verrà richiesto di esibire in originale :
- Cittadino italiano: un documento d'identità in corso di validità;
- Cittadino comunitario: attestazione d'iscrizione anagrafica per cittadini UE;
- Cittadino extracomunitario: permesso di soggiorno in corso di validità*
*I cittadini extracomunitari privi di permesso di soggiorno dovranno presentare il passaporto e idonea dichiarazione di ospitalità resa  in un Comune della provincia di Bergamo . Qualora il permesso di soggiorno fosse in fase di rinnovo, andranno presentate insieme al documento scaduto le relative ricevute di rinnovo, sempre in originale .
Tale documentazione può essere altresì presentata da un soggetto terzo munito di regolare delega accompagnata da copia del documento d'identità come sopra indicato.

Riferimenti normativi e circolari ministeriali:
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), art. 33 (Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero)
D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile, a norma dell'articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127)
Circolare del Ministro per la funzione pubblica 20 dicembre 1988, n. 26779, con allegata la Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 778/8/8/1 del 21 ottobre 1968.


SPEDIZIONE VIA POSTA PER I SOLI UTENTI RESIDENTI FUORI DALLA REGIONE LOMBARDIA

È possibile trasmettere per posta la documentazione da legalizzare, avendo cura di specificare lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana) e di allegare una busta affrancata e indirizzata solo a mezzo posta ordinaria ( no corriere ) oltre alle eventuali marche da bollo necessarie.

Indirizzo di spedizione :
Ufficio Legalizzazione
C/o Prefettura-U.T.G. di Bergamo
Via Tasso, 8
24121 Bergamo

Nella busta di spedizione è necessario inserire:
la documentazione da legalizzare,
una lettera accompagnatoria (vedi documenti scaricabili) in cui è indicato il Paese estero di destinazione,
delega conferita dall'interessato (vedi documenti scaricabili) , accompagnata da copia dei documenti d'identità del delegato e delegante,
copia del documento di identità del richiedente (come specificato nel precedente avviso all'utenza), qualora la richiesta sia espressamente fatta a titolo personale ;
una busta già affrancata e già indirizzata per la nostra spedizione a mezzo posta ordinaria ( no corriere- no raccomandata) ,
marche da bollo, se necessarie (vedi precedente avviso sull'imposta di bollo).
Si precisa sin da ora che, qualora la documentazione, richiesta a mezzo posta, non risultasse conforme alle disposizioni di cui sopra, questo Ufficio sarà autorizzato a restituire il plico privo di legalizzazione.