Legalizzazione documenti

L'ufficio legalizzazioni di questa Prefettura svolge il servizio esclusivamente tramite appuntamento.

Le prenotazioni degli appuntamenti dovranno essere effettuate collegandosi al link

<< http://www.utgvenezia.it/booking/ >>

e registrandosi indicando generalità ed indirizzo mail.
(Attenzione: per la registrazione utilizzare un computer desktop. Oppure chrome mobile in modalità desktop
Please use Chrome desktop or Chrome mobile "desktop site"  See here)

Si dovrà poi accedere sempre allo stesso link con le credenziali ottenute in fase di registrazione e:

• Scegliere il giorno e l'orario disponibili;
• Compilare i campi obbligatori;
• Stampare la ricevuta, arrivata sulla propria mail, come conferma dell'appuntamento.

Si avvisa che non sono previste altre modalità di prenotazione.

L'ufficio legalizzazione riceve esclusivamente per appuntamento. Il lunedì ed il mercoledì si riceve il pubblico dalle ore 9.30 alle ore 12.30

Nota Bene: Si procederà alla legalizzazione in giornata per non più di cinque documenti.
Nel caso in cui l'utente presenti oltre 5 documenti all'appuntamento, si procederà al ritiro degli stessi e successivamente si provvederà a fissare un nuovo appuntamento per la restituzione della documentazione legalizzata.
Invece, se l'utenza privata dovesse presentare fino ad un massimo di 5 documenti, si cercherà di legalizzare a vista o nel più breve tempo possibile, compatibilmente con la mole documentale, l'afflusso di pubblico e la necessità di acquisire gli specimen di firma necessari, e comunque entro trenta giorni (art. 2, comma 2, legge 7 agosto 1990, n. 241, decreto del Ministro dell'interno 2 febbraio 1993, n. 284, Tabella allegata al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 10 ottobre 2012, n. 214), che potrebbero essere sospesi, per una sola volta e per un periodo non superiore a trenta giorni, per l'acquisizione di informazioni o di certificazioni relative a fatti, stati o qualità non attestati in documenti già in possesso dell'amministrazione stessa, o non direttamente acquisibili presso altre pubbliche amministrazioni (art. 2, comma 7, legge n. 241/1990).
Al riguardo, l'utente potrà decidere di trasmettere per posta i documenti da legalizzare, avendo cura di indicare il paese straniero per cui serve il documento, l'indirizzo per la restituzione, l'indirizzo mail ed un recapito telefonico, una busta preaffrancata ed eventuale marca da bollo da 16 €.
La restituzione dei documenti legalizzati si potrà effettuare anche tramite corriere predisposto con le modalità concordate con gli operatori dell'Ufficio.

Chi può fare la richiesta:

• tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento italiano all'estero;
• tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento consolare estero in Italia.

Chiunque può presentare, eventualmente con delega scritta, la documentazione da legalizzare o apostillare previo appuntamento, specificando lo Stato estero di destinazione.
Nel caso in cui i documenti siano composti da più pagine, ci si deve accertare che siano presenti i timbri di congiunzione tra le pagine, disposti dall'Autorità che ha emesso l'atto.
Si rammenta che, la Prefettura può legalizzare esclusivamente documenti rilasciati da autorità o rappresentanze diplomatiche consolari competenti territorialmente secondo le circoscrizioni consolari che possono essere individuate tramite gli elenchi curati dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.
In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti firmati digitalmente.

Documentazione richiesta
L'atto da legalizzare e gli eventuali allegati.
Gli atti ed i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare presente in Italia, che devono valere in Italia, sono soggetti all'imposta di bollo (€ 16,00) , salvo i casi previsti dalle convenzioni internazionali vigenti. La eventuale marca da bollo (€ 16,00) va presentata allo sportello insieme all'atto da legalizzare.

La "Legalizzazione" consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell'autenticità della firma stessa.
La Prefettura provvede, per delega del Ministero degli Affari Esteri, alla legalizzazione delle firme su documenti da e per l'estero.

La Prefettura legalizza:

• atti e documenti formati in Italia affinché abbiano valore all'estero;
• atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, affinché abbiano valore in Italia.
• Legalizzazione e Apostille, si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale; pertanto, non possono essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati se non preventivamente sottoposti ad una trasformazione in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme);
• La normativa vigente, consente la legalizzazione esclusiva di atti e documenti con firma originale e non è permessa la legalizzazione di atti e documenti firmati digitalmente.

ATTENZIONE
L'apposizione dell'apostilla e la legalizzazione di atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica.

Le Camere di Commercio, industria, artigianato e agricoltura, provvederanno alla legalizzazione diretta dei propri atti (TIMBRO UPICA). Rimane ferma la competenza esclusiva della Prefettura sull'apposizione delle Apostille su atti e documenti della Camera di Commercio di Venezia per tutti i Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aia (1961).

La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati dalle seguenti Ambasciate e/o Consolati aderenti alla Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968 : Austria, Cipro, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Liechtenstein, Lussemburgo, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Repubblica Moldova, Regno Unito, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia, Belgio.

La legalizzazione delle firme non è necessaria per tutti gli atti e i documenti rilasciati dalle autorità amministrative dei seguenti Stati: Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Lettonia (Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987), Germania (Convenzione di Roma del 7 giugno 1969), Ungheria (Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977).

I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della c.d. Apostille (ovvero un timbro speciale attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell'Autorità rilasciante), in luogo della legalizzazione, fatte salve le esenzioni stabilite da accordi internazionali più favorevoli.