La "Legalizzazione" consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell'autenticità della firma stessa.
La legalizzazione è un'autentica di firma, che non certifica in alcun modo l'autenticità del contenuto dell'atto legalizzato. La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo - provvede, per deleghe ministeriali, alla legalizzazione delle firme su documenti da e per l'estero.
La Prefettura-U.T.G. legalizza:
- atti e documenti formati in Italia affinché abbiano valore all'estero;
- atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, affinché abbiano valore in Italia.
INFORMAZIONI IMPORTANTI AI FINI DELLA LEGALIZZAZIONE
La normativa vigente consente la legalizzazione esclusiva di atti e documenti con firma originale e non è permessa la legalizzazione di atti e documenti firmati digitalmente.
Fanno eccezione solo gli atti e documenti scansionati e trasmessi via P.E.C. (posta elettronica certificata) dalla Commissione per le Adozioni Internazionali direttamente alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo.
Le dichiarazioni rese a firma di soggetti privati che debbano essere riconosciute all'estero, devono essere rese dal notaio (in tal caso la legalizzazione è di competenza della Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione) o in alternativa devono essere rese mediante dichiarazione sostitutiva di notorietà da effettuarsi in comune.
Per gli atti giudiziali e notarili, la competenza per la legalizzazione è della Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione.
La traduzione degli atti e documenti non è di competenza della Prefettura-Ufficio territoriale del Governo.
Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere in Italia, sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero competenti per lo Stato di provenienza, senza necessità di ulteriore legalizzazione (art. 33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.
La Prefettura-Ufficio territoriale del Governo provvede alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali.
La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia dei seguenti Stati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987: Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.
I documenti da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità dell'apostille, che costituisce una forma di legalizzazione speciale mediante apposizione di un timbro particolare attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell'Autorità rilasciante.
Regime fiscale
ALa legalizzazione e l'Apostille sono in sostanza procedure di autentica di firma relative ad atti pubblici, soggette dunque all'art. 1, comma 1, della Tariffa Allegato A al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642:
l'imposta di bollo è di € 16,00 per ogni legalizzazione/Apostille (alla data di ultima revisione del presente documento) e non dipende dal numero di pagine dell'atto pubblico da legalizzare/apostillare, a differenza dell'atto pubblico stesso (anche sotto forma di autentica di firma o copia), per il quale l'imposta dipende dal numero dei fogli.
Tale norma va letta tuttavia in connessione con l'art. 37, comma 2, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 , con la Tabella Allegato B al predetto D.P.R. n. 642/1972 e con le altre norme speciali sull'esenzione dall'imposta di bollo.
In base al combinato disposto delle norme suddette, si ricava la seguente regola generale:
- se l'atto pubblico da legalizzare/apostillare è stato rilasciato in bollo, è in bollo anche la relativa legalizzazione/Apostille;
- se l'atto pubblico da legalizzare/apostillare è stato rilasciato in esenzione dal bollo (purché con una chiara indicazione della motivazione e della norma applicata ), è in esenzione dal bollo anche la relativa legalizzazione/Apostille;
- eventuali casistiche particolari, non rientranti nelle due ipotesi precedenti, devono essere valutate dagli addetti al Servizio Legalizzazioni.
Va posta attenzione al fatto che il trattamento fiscale dell'atto pubblico da legalizzare/apostillare (e, di conseguenza, quello della relativa legalizzazione/Apostille), emesso al termine di una procedura amministrativa, può differire da quello relativo allo stesso atto ma in uno stadio precedente a quello finale: ad esempio, una dichiarazione sostitutiva, resa ai sensi degli artt. 46 e 47 del suddetto D.P.R. n. 445/2000, è di per sé esente dal bollo (art. 37, comma 1, D.P.R. n. 445/2000), ma se la firma viene autenticata in Comune, il funzionario comunale applica l'imposta di bollo; similmente, una copia dichiarata conforme dal funzionario comunale è soggetta all'imposta di bollo, indipendentemente (Nota 1 all'art. 1, comma 1 della Tariffa Allegato A al D.P.R. n. 642/1972) dal trattamento fiscale dell'originale (in entrambi i casi, fanno eccezione esclusivamente i casi di finalità per le quali la normativa italiana prescrive l'esenzione dall'imposta di bollo).
Cfr. Ministero delle finanze - Tasse e Imposte Indirette sugli Affari, Circolare 6/06/1985, n. 1 (per le Apostille), Risoluzione 28/06/1988, n. 451056 (per le legalizzazioni da valere all'estero); Agenzia delle entrate - Direzione Centrale Normativa e Contenzioso, Risoluzione 6/08/2001, n. 125 (per le legalizzazioni sugli atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia).
Ai sensi dell'art. 5, lett. a), del D.P.R. n. 642/1972, il foglio si intende composto da quattro facciate, la pagina da una facciata che recita testualmente: "L'imposta di bollo non è dovuta quando per le leggi vigenti sia esente da bollo l'atto sostituito ovvero quello nel quale è apposta la firma da legalizzare".
La Risoluzione dell'Agenzia delle entrate n. 125/2001 (cfr. Nota n. 1) prevede invece la legalizzazione in bollo per gli atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia: fanno eccezione esclusivamente i casi di finalità per le quali la normativa italiana prescrive l'esenzione dall'imposta di bollo, da dichiarare contestualmente alla richiesta di legalizzazione.
La prassi fiscale italiana segnala l'opportunità di indicare la normativa di esenzione dal bollo; si richiamano al riguardo: Ministero delle finanze - Tasse e Imposte Indirette sugli Affari, Risoluzioni 23/11/1987, n. 290908 e 2/04/1990, n. 451625; Agenzia delle entrate - Direzione Centrale Normativa e Contenzioso, Risoluzione 13/11/2006, n. 130/E; Agenzia delle entrate - Direzione Centrale Normativa, Risoluzione 11/12/2013, n. 89/E. Esempi di indicazioni ambigue sono ad esempio: "Rilasciato in esenzione dal bollo per tutti gli usi per i quali lo Stato riconosce l'esenzione", o "Rilasciato in esenzione dal bollo ai sensi della Tabella Allegato B al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642" (senza specificazione dell'articolo della Tabella, che comprende una pluralità di casi), o ancora "Si rilascia in esenzione dell'imposta di bollo ai sensi del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642. L'eventuale uso per fini diversi ricade sotto la personale responsabilità dell'utente", e altre formule similari, che riprendono gli stessi concetti con minime varianti, ma con il denominatore comune di non permettere di stabilire univocamente se esiste o meno un reale diritto all'esenzione dal bollo.
Ad esempio, alcuni documenti (in particolare formulari internazionali o modelli comunque invariabili), non consentono la possibilità di indicare il trattamento fiscale (compresa l'eventuale motivazione di esenzione dal bollo), che in tal caso deve essere dedotto dalla tipologia documentale o dalla finalità d'uso (oltre al caso, di immediata soluzione, dell'avvenuto pagamento dell'imposta di bollo).
Qualora necessario, è possibile concordare preventivamente in dettaglio la procedura, tramite e-mail.
Attenzione!
La Circolare n. 5 del 23/05/2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura «AI SENSI DELL' ART. 40, D.P.R. 28 DICEMBRE 2000, N. 445, IL PRESENTE CERTIFICATO È RILASCIATO SOLO PER L'ESTERO»: si raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l'estero all'atto della richiesta di qualsiasi certificato da utilizzare al di fuori dell'Italia, controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta (che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali).
Dal 30/04/2018 questo Ufficio Legalizzazione non procederà più alla legalizzazione dei certificati riportanti ANCHE la dicitura «Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi».
Spedizione via posta
È anche possibile trasmettere per posta la documentazione da legalizzare, avendo cura di specificare lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana) e di allegare una busta affrancata e indirizzata, oltre alle eventuali marche da bollo necessarie.
Nella busta di spedizione è opportuno inserire:
1) la documentazione da legalizzare
2) una lettera accompagnatoria in cui è indicato il Paese estero di destinazione
3) una busta già affrancata e già indirizzata per la nostra spedizione
4) marche da bollo, se necessarie
Riferimenti normativi e prassi
- D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), specialmente l'art. 33 (Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero)
- D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile, a norma dell'articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127)
- Circolare del Ministro per la funzione pubblica 20 dicembre 1988, n. 26779, con allegata la Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 778/8/8/1 del 21 ottobre 1968