Legalizzazione documenti

RICHIESTA APPUNTAMENTO

rivolgersi al Servizio Legalizzazioni/Apostille
esclusivamente tramite la seguente mail

legalizzazione.pref_pesarourbino@interno.it

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In caso di legalizzazioni/apostille da rilasciare “a vista” (certificati di decesso rilasciati dai Comuni o da Organi diplomatici necessari per la traduzione delle salme), il servizio potrà essere contattato telefonicamente tramite il centralino della Prefettura esclusivamente negli orari sotto-indicati

CONSEGNA E RITIRO DOCUMENTI: ritiro e consegna saranno contestuali, nel giorno in cui sarà stato fissato l'appuntamento con le modalità sopra-indicate
(è possibile il ritiro da parte di persona diversa dall'interessato se munito di delega scritta del medesimo)

Cos'è la legalizzazione

La legalizzazione di firma consiste nella "attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa" (art. 1, comma 1, lettera l), D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, come sostituito dall'art. 1, comma 1, D.P.R. 7 aprile 2003, n. 137).

Essa, pertanto, è una autentica di firma, che non certifica in alcun modo l'autenticità del contenuto dell'atto legalizzato (parimenti vale per l'istituto dell'Apostille, di cui si dirà in seguito).

Legalizzazione e l'Apostille si applicano solo agli atti e documenti pubblici , come definiti dalla normativa nazionale e internazionale (comunitaria, pattizia, etc.); non possono pertanto essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati, se non previamente sottoposti a una "trasformazione" in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, etc.).

La Prefettura U.T.G. di Pesaro e Urbino è competente in ordine alla legalizzazione di:

• atti e documenti formati in territorio italiano presso la provincia di Pesaro e Urbino affinché abbiano valore all'estero;
• atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera avente sede nella provincia di Pesaro e Urbino ovvero competenti sulla circoscrizione territoriale di riferimento.  

La traduzione degli atti e documenti non è di competenza della Prefettura - Ufficio territoriale del Governo.  

Quali atti si possono legalizzare

ATTI E DOCUMENTI ITALIANI DA VALERE ALL'ESTERO

In assenza di accordi internazionali più favorevoli, gli atti e documenti formati in Italia e da valere all'estero, devono subire, ove la legge dello Stato di destinazione lo richieda, un doppio procedimento di legalizzazione:

il primo da parte dell'organo italiano competente (legalizzazione nazionale, della quale si dirà nel seguito)

il secondo dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da parte dello Stato di destinazione.

Poiché peraltro, per la legge di quello Stato, una di queste legalizzazioni, o entrambe, potrebbero non essere necessarie, si consiglia di informarsi preventivamente presso la relativa rappresentanza diplomatica o consolare.

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Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione da leggi o da accordi internazionali (art. 33, comma 5, D.P.R. n. 445/2000):
il caso più importante è la sostituzione della doppia legalizzazione con la formalità unica dell' Apostille, ovvero una speciale dicitura, apposta a mezzo timbro o altra procedura analoga, anche informatizzata, attestante l'autenticità dell'atto e la qualità legale dell'Autorità rilasciante , valida però solo fra gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961.
Esistono tuttavia accordi più favorevoli, che eliminano cioè anche la formalità dell' Apostille:
i principali sono riportati nel seguito (sezione Accordi e convenzioni internazionali) e anch'essi valgono ovviamente solo fra gli Stati aderenti.
Sia l'applicazione della Convenzione dell'Aja che quella degli accordi più favorevoli eliminano sempre la necessità della seconda legalizzazione da parte delle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da parte dello Stato di destinazione.

La ripartizione delle competenze per l'apposizione dell' Apostille , in base alle designazioni effettuate dall'Italia presso l'HCCH (Hague Conference on Private International Law) è la seguente:

• per gli atti giudiziali (ovvero tutti quelli che provengono dal Ministero della giustizia) e notarili , è competente la Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione ;
• per tutti gli altri atti , è competente la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente interessata .

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Se invece è necessaria la legalizzazione nazionale (ovvero in assenza di accordi internazionali più favorevoli e se la legge dello Stato di destinazione lo richiede), essa spetta ai competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o ad altri organi e autorità delegati dallo stesso (art. 33, comma 1, D.P.R. n. 445/2000).

L'ipotesi a riguardo più rilevante per la materia qui trattata è quella delle Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura , che sono state delegate alla legalizzazione con Decreto del Ministro dell'industria, del commercio e dell'artigianato del 12 luglio 2000 (diramato con Circolare del 13 luglio 2000 Prot. 651623 del Ministero dell'industria, del commercio e dell'artigianato, corrispondente all'attuale Ministero dello sviluppo economico) e che pertanto provvedono direttamente alla legalizzazione dei loro atti .

Le rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia sono dunque invitate a rispettare la ripartizione di competenze previste dalla legge italiana (e cioè ad esempio a non richiedere la legalizzazione prefettizia quando la competenza appartiene invece alla Procura presso il Tribunale, come nel caso delle traduzioni asseverate): in particolare, sono invitate ad accettare la legalizzazione della Camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura, senza richiedere una successiva legalizzazione prefettizia, che la normativa italiana non prevede.

Resta ferma la competenza prefettizia per l'apposizione delle Apostille sugli atti e documenti della Camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura, valida ovviamente solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961.

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Gli atti e documenti dei Comuni sono legalizzati dalla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo nella cui provincia ricade il Comune .

Sebbene la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo abbia una competenza territoriale limitata su base provinciale, per prassi e in caso di necessità può legalizzare o apostillare anche atti e documenti formati fuori dalla sua provincia, purché abbia in deposito gli " specimen di firma" necessari: tuttavia questa procedura è a volte più lunga e non è sempre possibile condurla a buon fine, quindi è consigliabile rivolgersi alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente competente.

ATTI E DOCUMENTI ESTERI DA VALERE IN ITALIA

Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere, e da valere in Italia, sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero (cosiddetta legalizzazione diplomatica o consolare) competenti per lo Stato di provenienza, senza necessità di ulteriore legalizzazione (art. 33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell' Apostille e degli accordi più favorevoli): le rappresentanze diplomatiche o consolari italiane competenti possono essere individuate tramite il database curato dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.

La Prefettura- Ufficio territoriale del Governo provvede invece alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell' Apostille e degli accordi più favorevoli).

Si evidenzia che la legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia dei seguenti Stati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 : Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.

Sebbene la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo di solito legalizzi solo le firme della rappresentanza diplomatica o consolare estera nella cui circoscrizione rientra, per prassi può legalizzare anche atti e documenti formati fuori dalla sua circoscrizione, purché abbia in deposito gli specimen di firma necessari: tuttavia questa procedura è a volte più lunga e non è sempre possibile condurla a buon fine, quindi è consigliabile rivolgersi a una Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente competente.

Le circoscrizioni consolari estere in Italia possono essere individuate tramite gli elenchi curati dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.

NOTE

• La legalizzazione e l' Apostille di per sé non hanno scadenza (e dunque è superfluo apporne una seconda allo stesso atto o documento), mentre può averla l'atto o documento legalizzato o apostillato, in base alle leggi dello Stato di destinazione.
• Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di Pesaro, devono essere preventivamente autenticati dall' Ufficio Scolastico Provinciale di Pesaro e Urbino, avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che gli atti e documenti sono poi destinati alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo per il successivo utilizzo all'estero.
• Per gli atti e documenti diretti in Cina (Repubblica Popolare Cinese), si dovrà specificare se si tratta delle Regioni Amministrative Speciali di Hong Kong o Macao (per le quali, in quanto ex colonie rispettivamente britannica e portoghese, continua ad applicarsi la Convenzione dell'Aja sull' Apostille , con la conseguenza che gli atti e documenti apostillati potranno essere direttamente utilizzati nelle due Regioni) o di tutto il resto della Cina (nel qual caso gli atti e documenti dovranno essere successivamente legalizzati dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare cinese in Italia, che per la Regione Marche è il Consolato Generale Cinese in Firenze).
• Gli atti e documenti da apostillare devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell'ente emittente (c.d. timbro tondo, anche se può avere altre forme), in quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell' Apostille (punti n. 2, 3, 4 del modello pubblicato - nell'originale francese - nel sito ufficiale dell'HCCH).

In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti firmati digitalmente.

Fanno eccezione solo gli atti e documenti scansionati e trasmessi via P.E.C. (posta elettronica certificata) dalla Commissione per le Adozioni Internazionali direttamente alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo.

• Le dichiarazioni rese a firma di soggetti privati che debbano essere riconosciute all'estero, devono essere rese dal notaio (in tal caso la legalizzazione è di competenza della Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione) o in alternativa devono essere rese mediante dichiarazione sostitutiva di notorietà da effettuarsi in Comune.
• La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012   del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura «Ai sensi dell' art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l'estero»: si raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l'estero all'atto della richiesta di qualsiasi certificato da utilizzare al di fuori dell'Italia (e dunque normalmente da legalizzare o apostillare), controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta (che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali o comunque non suscettibili di alcuna modifica).

Regime fiscale

Atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia sono soggetti a marca da bollo nella misura fissa di € 16,00.

Sono esenti da imposta di bollo, atti, scritti e documenti relativi al procedimento di adozione.

Sono esenti da imposta di bollo le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà.

Sono esenti da imposta di bollo, più in generale, gli atti formati in Italia rilasciati in esenzione di bollo, mentre se il documento (formato in Italia) da legalizzare o apostillare è in bollo, lo sarà anche la relativa legalizzazione o Apostille.

Per ulteriori atti esenti da marca da bollo si fa riferimento alla disciplina dell'imposta di bollo D.P.R.26 ottobre 1972, n. 642, Tariffa allegato B.

Chi può fare la richiesta

Chiunque debba far valere all'estero davanti ad autorità estere atti e documenti formati in Italia.

Chiunque debba far valere in Italia atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia.

Come fare per ottenere la legalizzazione o l'Apostille

Chiunque può presentare senza alcuna delega la documentazione da legalizzare o apostillare direttamente presso l'ufficio, specificando lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana).

È anche possibile trasmettere per posta la documentazione da legalizzare o apostillare, avendo cura di specificare lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana) e di allegare una busta affrancata e indirizzata, oltre alle eventuali marche da bollo necessarie: qualora necessario, è possibile concordare preventivamente in dettaglio la procedura, telefonicamente o tramite e-mail.

Documentazione richiesta

Gli atti e documenti da legalizzare o apostillare ed eventuali marche da bollo che saranno indicate -   in base alla normativa vigente - dal personale incaricato del servizio, oltre a una busta affrancata e indirizzata se si desidera che la documentazione venga rispedita per posta.

Tempi di erogazione del servizio

La riconsegna degli atti e documenti avviene possibilmente nel più breve tempo possibile, compatibilmente con la mole documentale, l'afflusso di pubblico e la necessità di acquisire gli specimen di firma necessari, e comunque entro trenta giorni (art. 2, comma 2, legge 7 agosto 1990, n. 241, decreto del Ministro dell'interno 2 febbraio 1993, n. 284, Tabella allegata al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 10 ottobre 2012, n. 214), che possono essere sospesi, per una sola volta e per un periodo non superiore a trenta giorni, per l'acquisizione di informazioni o di certificazioni relative a fatti, stati o qualità non attestati in documenti già in possesso dell'amministrazione stessa o non direttamente acquisibili presso altre pubbliche amministrazioni (art. 2, comma 7, legge n. 241/1990).

Riferimenti normativi e prassi:
 

• D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), specialmente l'art. 33 (Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero)
• D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile, a norma dell'articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127)
• Massimario per l'Ufficiale di Stato Civile (l'ultima edizione è del 2012)
• Circolare del Ministro per la funzione pubblica 20 dicembre 1988, n. 26779, con allegata la Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 778/8/8/1 del 21 ottobre 1968

Accordi e convenzioni internazionali (in ordine cronologico crescente):

• Convenzione di amicizia e buon vicinato fra l'Italia e San Marino, conclusa a Roma il 31 marzo 1939, come modificata dall'Accordo aggiuntivo alla convenzione di amicizia e di buon vicinato tra l'Italia e San Marino, firmata a Roma il 31 marzo 1939, in materia di assistenza amministrativa, doppia cittadinanza e leva militare, con scambio di lettere tra l'Italia e San Marino, firmato a San Marino il 28 ottobre 1980
• Accordo tra l'Italia ed il Belgio relativo al reciproco rilascio gratuito degli atti di stato civile ed alla abolizione della loro legalizzazione concluso a Roma, a mezzo scambio di Note, il 24 ottobre 1950
• Convenzione per il rilascio di alcuni estratti di atti dello stato civile destinati all'estero, firmata a Parigi il 27 settembre 1956
• Convenzione per il rilascio gratuito e la dispensa da legalizzazioni degli atti di stato civile e allegato, firmata a Lussemburgo il 26 settembre 1957
• Convenzione riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, adottata a l'Aja il 5 ottobre 1961  (attenzione: la Convenzione non si applica ai documenti compilati da agenti diplomatici o consolari e ai documenti amministrativi concernenti direttamente una operazione commerciale o doganale)
• Accordo tra l'Italia e la Svizzera sull'esenzione dalla legalizzazione, sullo scambio degli atti dello stato civile e sulla presentazione dei certificati occorrenti per contrarre matrimonio, concluso a Berna il 16 novembre 1966
• Convenzione europea (n. 63) relativa alla soppressione della legalizzazione degli atti formati da agenti diplomatici o consolari, adottata a Londra il 7 giugno 1968                           
• Convenzione tra la Repubblica italiana e la Repubblica federale di Germania in materia di esenzione dalla legalizzazione di atti, conclusa a Roma il 7 giugno 1969
• Convenzione relativa al rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile, firmata a Vienna l'8 settembre 1976
• Convenzione sull'assistenza giudiziaria in materia civile tra la Repubblica Italiana e la Repubblica Popolare Ungherese, firmata a Budapest il 26 maggio 1977
• Convenzione sulla dispensa dalla legalizzazione per taluni atti e documenti, firmata ad Atene il 15 settembre 1977
• Convenzione relativa al rilascio di un certificato matrimoniale, adottata a Monaco il 5 settembre 1980
• Accordo tra la Repubblica italiana e la Spagna sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Madrid il 10 ottobre 1983
• Convenzione relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri delle Comunità europee, firmata a Bruxelles il 25 maggio 1987
• Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica argentina sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Roma il 9 dicembre 1987
• Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica d'Austria in materia di esenzione dalla legalizzazione, trasmissione di atti di stato civile e semplificazione delle formalità preliminari per contrarre matrimonio, firmato a Vienna il 29 marzo 1990

In conformità agli accordi e convenzioni sopra riportati, la legalizzazione delle firme non è dunque necessaria per tutti gli atti e documenti rilasciati dalle autorità amministrative dei seguenti Stati: Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda, Lettonia (Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987), Germania (Convenzione di Roma del 7 giugno 1969), Ungheria (Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977).

 Inoltre, la legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia dei seguenti Stati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987: Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.