Denominazione servizio – procedimento:
Legalizzazione documenti.
Area di competenza:
Area IV – Staff 1 – Tutela dei Diritti Civili, Cittadinanza e Immigrazione (ex Area IV-bis).
Dirigente responsabile:
Dott. Nicolò Pappalardo, Viceprefetto Aggiunto.
Email: nicolo1.pappalardo@interno.it
Addetto – Personale di riferimento:
Dott.ssa Venera Zapparrata Assistente Informatico.
Email: venera.zapparrata@interno.it
Rapporti con l’utenza – orario di ricevimento:
Ufficio U.R.P.
Addetto: Sig. Sebastiano Ragaglia
Addetto: Sig. Alessandro Briguglio
Addetto: Sig. Riccardo Ricciardi
Orari di ricevimento:
- Lunedì dalle 09:00 alle 12:00.
- Martedì dalle 09:00 alle 12:00.
- Mercoledì dalle 09:00 alle 12:00.
- Giovedì dalle 09:00 alle 12:00 dalle 15:00 alle 17:00.
- Venerdì dalle 09:00 alle 12:00.
Ubicazione dell'Ufficio: Via A. Manzoni, n° 76.
Contatti: Telefoni per informazioni
Tel.: 095/257584 - 095/257586 - 095/257645.
Descrizione servizio e disciplina di riferimento:
La "Legalizzazione" e “Apostille” consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell'autenticità della firma stessa.
La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo provvede, per delega del Ministero degli Affari Esteri, alla legalizzazione delle firme su documenti da e per l'estero.
La Prefettura-U.T.G. legalizza:
- atti e documenti formati in Italia affinché abbiano valore all'estero;
- atti e documenti formati all'estero e da valere in Italia deve essere effettuata dalla rappresentanza diplomatica o consolare italiana presente nel Paese che ha redatto il documento.
ATTENZIONE:
La legalizzazione degli atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica.
La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati dalle seguenti Ambasciate e/o Consolati aderenti alla Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968: Austria, Belgio, Cipro, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Italia, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Russia, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia, Ucraina.
I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della postilla c.d. "Apostille" (prevede un timbro speciale attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell''Autorità rilasciante), in luogo della legalizzazione.
La più rilevante per la materia qui trattata è quella delle Camere di commercio, che sono state delegate alla legalizzazione con Decreto del Ministro dell'industria, del commercio e dell'artigianato del 12 luglio 2000 (diramato con Circolare del 13 luglio 2000 Prot. 651623 del Ministero dell'industria, del commercio e dell'artigianato, corrispondente all'attuale Ministero delle imprese e del made in Italy) e che pertanto provvedono direttamente alla legalizzazione dei loro atti. È invece, come detto, di competenza prefettizia l'apposizione delle Apostille sugli atti e documenti delle Camere di commercio, valide ovviamente solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961.
Gli atti e documenti dei Comuni sono legalizzati dalla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo nella cui provincia ricade il Comune.
Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche, con sede nella provincia di Catania, devono essere preventivamente autenticati dall' Ufficio Scolastico Regionale per la Sicilia ( ex Provveditorato agli studi di Catania e successivamente Ufficio Scolastico Regionale per la Sicilia di Catania) con sede in Via Pietro Mascagni, n. 52 , avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che gli atti e documenti sono poi destinati alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo per il successivo utilizzo all'estero.
In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio stampe di e-mail o PEC).
Chi può presentare l’istanza:
L'interessato o altra persona delegata può presentare e/o ritirare la documentazione da legalizzare direttamente in Prefettura.
In alternativa, è possibile utilizzare il servizio postale, trasmettendo per posta o corriere la documentazione da legalizzare o apostillare, avendo cura di indicare un recapito telefonico e di specificare lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana da valere all'estero) e di allegare una busta affrancata (in base al peso dei documenti) e indirizzata (in mancanza della quale non si potrà procedere alla restituzione).
Termine di presentazione dell’istanza:
La presentazione dell’istanza avviene presso lo sportello U.R.P. di via A. Manzoni n.76 La riconsegna o rispedizione (nel caso di invio a mezzo posta) degli atti e documenti legalizzati o apostillati, avviene nel più breve tempo possibile.
Documenti da allegare: eventuali moduli disponibili da scaricare e compilare per la presentazione dell’istanza:
Allo sportello gli addetti dell’U.R.P. consegneranno un modulo da compilare.
Ulteriori informazioni rilevanti:
- Convenzione riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, adottata a l'Aja il 5 ottobre 1961;
- Convenzione europea (n. 63) relativa alla soppressione della legalizzazione degli atti formati da agenti diplomatici o consolari, adottata a Londra il 7 giugno 1968;
- Convenzione tra la Repubblica italiana e la Repubblica federale di Germania in materia di esenzione dalla legalizzazione di atti, conclusa a Roma il 7 giugno 1969;
- Convenzione relativa al rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile, firmata a Vienna l'8 settembre 1976;
- Convenzione sull'assistenza giudiziaria in materia civile tra la Repubblica Italiana e la Repubblica Popolare Ungherese, firmata a Budapest il 26 maggio 1977;
- Convenzione sulla dispensa dalla legalizzazione per taluni atti e documenti, firmata ad Atene il 15 settembre 1977;
- Convenzione relativa al rilascio di un certificato matrimoniale, adottata a Monaco il 5 settembre 1980;
- Accordo tra la Repubblica italiana e la Spagna sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Madrid il 10 ottobre 1983;
- Convenzione relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri delle Comunità europee, firmata a Bruxelles il 25 maggio 1987;
- Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica argentina sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Roma il 9 dicembre 1987;
- Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica d'Austria in materia di esenzione dalla legalizzazione, trasmissione di atti di stato civile e semplificazione delle formalità preliminari per contrarre matrimonio, firmato a Vienna il 29 marzo 1990;
- Ratifica in data 8/12/2020 dell'adesione, da parte della Federazione Russa, alla Convenzione di Londra del 07/06/1968 . Data di entrata in vigore il 09/03/2021.
Principali riferimenti normativi: