GENERALITA'
La legalizzazione di firma è definita come "l'attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa" (art. 1, comma 1, lettera l), D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, come sostituito dall'art. 1, comma 1, D.P.R.7 aprile 2003, n. 137): nel seguito, verranno utilizzati con lo stesso significato i termini "atto", "certificato", "documento" e "documentazione".
Come si vede dalla definizione, la legalizzazione (come anche l'Apostille, della quale si dirà nel seguito) è in sostanza un'autentica di firma, che non certifica in alcun modo l'autenticità del contenuto dell'atto legalizzato (o apostillato).
Legalizzazione e Apostille si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale (comunitaria, pattizia, etc.): pertanto non possono essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati, se non previamente sottoposti a una "trasformazione" in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, etc.).
Di seguito, verranno esaminati separatamente i casi degli atti e documenti italiani da valere all'estero e di quelli esteri da valere in Italia, spiegando le procedure relative e indicando successivamente le particolarità alle quali prestare attenzione.
ATTI E DOCUMENTI ITALIANI DA VALERE ALL'ESTERO
In assenza di accordi internazionali più favorevoli, gli atti e documenti formati in Italia e da valere all'estero, devono subire di solito (cioè quando la legge dello Stato di destinazione lo richiede) un doppio procedimento di legalizzazione, il primo da parte dell'organo italiano competente (legalizzazione nazionale, della quale si dirà nel seguito) e il secondo dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da parte dello Stato di destinazione: dato però che, per la legge di quello Stato, una o entrambe queste legalizzazioni potrebbero non essere necessarie, si consiglia di informarsi preventivamente presso la relativa rappresentanza diplomatica o consolare.
Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione da leggi o da accordi internazionali (art. 33, comma 5, D.P.R. n. 445/2000): il caso più importante è la sostituzione della doppia legalizzazione con la formalità unica dell' Apostille (ovvero una speciale dicitura, apposta a mezzo timbro o altra procedura analoga, anche informatizzata, attestante l'autenticità dell'atto e la qualità legale dell'Autorità rilasciante), valida però solo fra gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961. Esistono tuttavia accordi più favorevoli, che eliminano cioè anche la formalità dell' Apostille: i principali sono riportati nel seguito (sezione Accordi e convenzioni internazionali) e anch'essi valgono ovviamente solo fra gli Stati aderenti. Sia l'applicazione della Convenzione dell'Aja che quella degli accordi più favorevoli elimina sempre la necessità della seconda legalizzazione da parte delle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da parte dello Stato di destinazione. La ripartizione delle competenze per l'apposizione dell' Apostille, in base alle designazioni effettuate dall'Italia presso l'HCCH (Hague Conference on Private International Law) è la seguente:
- per gli atti giudiziali (in pratica, tutti quelli che provengono dal Ministero della giustizia) e notarili, è competente la Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione;
- per tutti gli altri atti, è competente la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente interessata (le funzioni prefettizie sono svolte nella Regione Trentino-Alto Adige/Südtirol dai Commissariati di Governo per le Province di Trento e di Bolzano e nella Regione Valle d'Aosta/Vallée d'Aoste dalla Presidenza della Regione).
Se invece è necessaria la legalizzazione nazionale (ovvero in assenza di accordi internazionali più favorevoli e se la legge dello Stato di destinazione lo richiede), essa spetta ai competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o ad altri organi e autorità delegati dallo stesso (art. 33, comma 1, D.P.R.n. 445/2000): molti Ministeri hanno effettuato tali deleghe negli anni '70 e '80 del XX secolo, come si può vedere allegata tabella , ma col tempo denominazioni e competenze ministeriali sono state profondamente modificate; tutto ciò rende non sempre agevole individuare l'organo competente per la legalizzazione. In linea di massima, in base alle deleghe, la ripartizione di competenze già vista per l'apposizione delle Apostille è valida anche per la legalizzazione, ma con alcune eccezioni: la più rilevante per la materia qui trattata è quella delle Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, che sono state delegate alla legalizzazione con Decreto del Ministro dell'industria, del commercio e dell'artigianato del 12 luglio 2000 (diramato con Circolare del 13 luglio 2000 Prot. 651623 del Ministero dell'industria, del commercio e dell'artigianato, corrispondente all'attuale Ministero dello sviluppo economico) e che pertanto provvedono direttamente alla legalizzazione dei loro atti (la Camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura di Catanzaro )
Le rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia sono dunque invitate a rispettare la ripartizione di competenze previste dalla legge italiana (e cioè ad esempio a non richiedere la legalizzazione prefettizia quando la competenza appartiene invece alla Procura presso il Tribunale, come nel caso delle traduzioni asseverate): in particolare, sono invitate ad accettare la legalizzazione della Camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura, senza richiedere una successiva legalizzazione prefettizia, che la normativa italiana non prevede. È invece, come detto, di competenza prefettizia l'apposizione delle Apostille sugli atti e documenti della Camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura, valida ovviamente solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961. Gli atti e documenti dei Comuni sono legalizzati dalla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo nella cui provincia ricade il Comune. Sebbene la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo abbia una competenza territoriale limitata su base provinciale, per prassi e in caso di necessità può legalizzare o apostillare anche atti e documenti formati fuori dalla sua provincia, purché abbia in deposito gli specimen di firma necessari: tuttavia questa procedura è a volte più lunga e non è sempre possibile condurla a buon fine, quindi è consigliabile rivolgersi alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente competente. In allegato è disponibile una guida alle forme di legalizzazione e traduzione richieste per l'utilizzo in Italia dei documenti necessari per la richiesta della cittadinanza italiana (cosiddetta Supertabella) , a seconda dello Stato di provenienza: tale guida può comunque essere utilmente impiegata a fini orientativi anche per altre tipologie di documentazione e per l'utilizzo all'estero di atti e documenti italiani, stante la puntuale indicazione di convenzioni e accordi internazionali applicabili.
ATTI E DOCUMENTI ESTERI DA VALERE IN ITALIA
Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere in Italia, sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero (cosiddetta legalizzazione diplomatica o consolare) competenti per lo Stato di provenienza, senza necessità di ulteriore legalizzazione (art. 33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell' Apostille e degli accordi più favorevoli): le rappresentanze diplomatiche o consolari italiane competenti possono essere individuate tramite il database curato dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano. La Prefettura-Ufficio territoriale del Governo provvede invece alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell' Apostille e degli accordi più favorevoli). Sebbene la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo di solito legalizzi solo le firme della rappresentanza diplomatica o consolare estera nella cui circoscrizione rientra, per prassi può legalizzare anche atti e documenti formati fuori dalla sua circoscrizione, purché abbia in deposito gli specimen di firma necessari: tuttavia questa procedura è a volte più lunga e non è sempre possibile condurla a buon fine, quindi è consigliabile rivolgersi a una Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente competente: le circoscrizioni consolari estere in Italia possono essere individuate tramite gli elenchi curati dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.
ATTENZIONE
La legalizzazione e l' Apostille di per sé non hanno scadenza (e dunque è superfluo apporne una seconda allo stesso atto o documento), mentre può averla l'atto o documento legalizzato o apostillato, in base alle leggi dello Stato di destinazione.
Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di Catanzaro, devono essere preventivamente autenticati dall'Ufficio Scolastico Regionale per la Calabria - Ufficio III - Ambito territoriale di Catanzaro (ex Provveditorato agli studi di Catanzaro e successivamente Ufficio Scolastico Provinciale di Catanzaro), con sede in Via XXV Aprile n. 19- Catanzaro, avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che gli atti e documenti sono poi destinati alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo per il successivo utilizzo all'estero.
Per gli atti e documenti diretti in Cina (Repubblica Popolare Cinese), si dovrà specificare se si tratta delle Regioni Amministrative Speciali di Hong Kong o Macao (per le quali, in quanto ex colonie rispettivamente britannica e portoghese, continua ad applicarsi la Convenzione dell'Aja sull' Apostille , con la conseguenza che gli atti e documenti apostillati potranno essere direttamente utilizzati nelle due Regioni) o di tutto il resto della Cina (nel qual caso gli atti e documenti dovranno essere successivamente legalizzati dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare cinese in Italia
Gli atti e documenti da apostillare devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell'ente emittente (c.d. timbro tondo, anche se può avere altre forme), in quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell' Apostille (punti n. 2, 3, 4 del modello pubblicato - nell'originale francese - nel sito ufficiale dell'HCCH).
In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti firmati digitalmente.
Fanno eccezione solo gli atti e documenti scansionati e trasmessi via P.E.C. (posta elettronica certificata) dalla Commissione per le Adozioni Internazionali direttamente alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo.
La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura «Ai sensi dell' art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l'estero»: si raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l'estero all'atto della richiesta di qualsiasi certificato da utilizzare al di fuori dell'Italia (e dunque normalmente da legalizzare o apostillare ), controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta (che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali o comunque non suscettibili di alcuna modifica).
Il trattamento fiscale (ovvero l'imposta di bollo) di legalizzazione e Apostille dipende dalla natura e dalla finalità degli atti e documenti da legalizzare o apostillare : si può consultare una breve guida allegata sull'argomento.
La provenienza comunitaria della documentazione amministrativa non è finora di per sé motivo - nonostante una diffusa credenza in tale senso - per un'esenzione generalizzata da legalizzazione e Apostille : la situazione è destinata a cambiare a decorrere dal 16 febbraio 2019 , quando si applicherà il Regolamento (UE) 2016/1191, che prevede un'esenzione pressoché generalizzata (cfr. l'art. 2 per l'ambito di applicazione) dalla legalizzazione e formalità analoghe (ovvero l' Apostille) per i documenti pubblici in ambito comunitario. Per un approfondimento, è possibile consultare una breve guida sull'argomento.
La traduzione degli atti e documenti in e dall'italiano non è di competenza della Prefettura-Ufficio territoriale del Governo: è stata comunque predisposta una guida orientativa sull'argomento.
Chi può fare la richiesta:
Chiunque debba far valere all'estero davanti ad autorità estere atti e documenti formati in Italia. Chiunque debba far valere in Italia atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia.
Cosa fare :
è possibile presentare la documentazione da legalizzare:
- direttamente al protocollo generale dell'Ufficio di Gabinetto della Prefettura unicamente nelle giornata di lunedì mercoledì e venerdì dalle ore 9.00 alle ore 12.00;
- tramite invio per posta alla Prefettura di Catanzaro, Piazza Rossi.
la documentazione dovrà necessariamente essere corredata da:
- istanza indicante il Paese dove dovrà essere esibita, secondo il modello allegato (All. 1);
- copia del documento d'identità del richiedente;
- busta preaffrancata riportante l'indirizzo esatto di destinazione per la restituzione (nel caso si desideri ricevere i documenti a mezzo posta)
- marca da bollo da 16 euro (se la documentazione è in bollo)
All'atto della richiesta di qualsiasi documento da utilizzare al di fuori dell'Italia (e dunque normalmente da legalizzare o apostillare) va specificato la destinazione per l'estero e il Paese in cui il documento sarà utilizzato: infatti a seconda della Convenzione e/o Trattato a cui ha eventualmente aderito lo Stato estero sarà necessaria la legalizzazione o l'apostille.
Si rappresenta inoltre che è esclusa la possibilità di trasmettere atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail), o atti e documenti firmati digitalmente da legalizzare o per apostillare, in quanto l'attuale quadro normativo non lo consente.
Il documento deve riportare la qualità del Pubblico Ufficiale che appone la firma su un documento
Tempi di erogazione del servizio : La riconsegna degli atti e documenti avviene nel più breve tempo possibile, e comunque entro sette giorni compatibilmente con la mole documentale da evadere , salvo la necessità di acquisire gli specimen di firma necessari, in tal caso entro trenta giorni (art. 2, comma 2, legge 7 agosto 1990, n. 241, decreto del Ministro dell'interno 2 febbraio 1993, n. 284, Tabella allegata al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 10 ottobre 2012, n. 214), che possono essere sospesi, per una sola volta e per un periodo non superiore a trenta giorni, per l'acquisizione di informazioni o di certificazioni relative a fatti, stati o qualità non attestati in documenti già in possesso dell'amministrazione stessa o non direttamente acquisibili presso altre pubbliche amministrazioni (art. 2, comma 7, legge n. 241/1990).
Per il ritiro presso la Prefettura il richiedente sarà contattato telefonicamente ovvero a mezzo email, secondo le indicazioni fornite nell'istanza.
Riferimenti normativi e prassi (Circolari, testi ufficiali, etc.):
- D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), specialmente l'art. 33 (Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero)
- D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile, a norma dell'articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127)
- Massimario per l'Ufficiale di Stato Civile (l'ultima edizione è del 2012)
- Circolare del Ministro per la funzione pubblica 20 dicembre 1988, n. 26779, con allegata la Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 778/8/8/1 del 21 ottobre 1968
- Apostille Handbook e The ABCs of Apostilles , curati dall'HCCH
Accordi e convenzioni internazionali (in ordine cronologico crescente) vedi documenti scaricabili:
- Convenzione di amicizia e buon vicinato fra l'Italia e San Marino, conclusa a Roma il 31 marzo 1939, come modificata dall'Accordo aggiuntivo alla convenzione di amicizia e di buon vicinato tra l'Italia e San Marino, firmata a Roma il 31 marzo 1939, in materia di assistenza amministrativa, doppia cittadinanza e leva militare, con scambio di lettere tra l'Italia e San Marino, firmato a San Marino il 28 ottobre 1980
- Accordo tra l'Italia ed il Belgio relativo al reciproco rilascio gratuito degli atti di stato civile ed alla abolizione della loro legalizzazione concluso a Roma, a mezzo scambio di Note, il 24 ottobre 1950
- Convenzione per il rilascio di alcuni estratti di atti dello stato civile destinati all'estero, firmata a Parigi il 27 settembre 1956
- Convenzione per il rilascio gratuito e la dispensa da legalizzazioni degli atti di stato civile e allegato, firmata a Lussemburgo il 26 settembre 1957
- Convenzione riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, adottata a l'Aja il 5 ottobre 1961 (attenzione: la Convenzione non si applica ai documenti compilati da agenti diplomatici o consolari e ai documenti amministrativi concernenti direttamente una operazione commerciale o doganale)
- Accordo tra l'Italia e la Svizzera sull'esenzione dalla legalizzazione, sullo scambio degli atti dello stato civile e sulla presentazione dei certificati occorrenti per contrarre matrimonio, concluso a Berna il 16 novembre 1966
- Convenzione europea (n. 63) relativa alla soppressione della legalizzazione degli atti formati da agenti diplomatici o consolari, adottata a Londra il 7 giugno 1968
- Convenzione tra la Repubblica italiana e la Repubblica federale di Germania in materia di esenzione dalla legalizzazione di atti, conclusa a Roma il 7 giugno 1969
- Convenzione relativa al rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile, firmata a Vienna l'8 settembre 1976
- Convenzione sull'assistenza giudiziaria in materia civile tra la Repubblica Italiana e la Repubblica Popolare Ungherese, firmata a Budapest il 26 maggio 1977
- Convenzione sulla dispensa dalla legalizzazione per taluni atti e documenti, firmata ad Atene il 15 settembre 1977
- Convenzione relativa al rilascio di un certificato matrimoniale, adottata a Monaco il 5 settembre 1980
- Accordo tra la Repubblica italiana e la Spagna sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Madrid il 10 ottobre 1983
- Convenzione relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri delle Comunità europee, firmata a Bruxelles il 25 maggio 1987
- Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica argentina sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Roma il 9 dicembre 1987
- Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica d'Austria in materia di esenzione dalla legalizzazione, trasmissione di atti di stato civile e semplificazione delle formalità preliminari per contrarre matrimonio, firmato a Vienna il 29 marzo 1990
- Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 6 luglio 2016, che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012
N.B. - Non si tratta di un elenco esaustivo, in quanto esistono numerosi altri accordi e convenzioni di portata settoriale (ad esempio in materia commerciale, civile, penale, tributaria, etc.): quelli elencati sopra sono solo gli accordi e le convenzioni di portata più generale.
Per ulteriori ricerche, si può comunque utilizzare il motore di ricerca dell' Archivio dei Trattati internazionali Online ATRIO , predisposto e aggiornato dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.
In conformità agli accordi e convenzioni sopra riportati, la legalizzazione delle firme non è dunque necessaria per tutti gli atti e documenti rilasciati dalle autorità amministrative dei seguenti Stati: Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda, Lettonia (Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987), Germania (Convenzione di Roma del 7 giugno 1969), Ungheria (Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977). Inoltre, la legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia dei seguenti Stati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987: Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia. Come dimostrato da questo esempio, può essere vantaggioso controllare preventivamente presso il destinatario finale del documento se la legalizzazione o l' Apostille siano veramente necessarie, in modo da evitare ogni aggravio procedurale, con le relative conseguenze in termini di tempo ed eventuali costi.
Sono dunque esenti da legalizzazione e Apostille gli atti e documenti pubblici formati in Austria, Bulgaria, Cipro, Croazia, Finlandia, Gran Bretagna, Grecia, Lituania, Lussemburgo, Malta, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia (ovvero gli Stati membri dell'UE che non aderiscono alle predette convenzioni di Bruxelles, Roma e Budapest), solo se appartenenti alle tipologie previste dall'art. 2, commi 1 e 2, del Regolamento 2016/1191 e rilasciati a decorrere dal 16.02.2019 (fatte salve altre convenzioni internazionali o normative comunitarie) .
Sono inoltre esenti da legalizzazione (l' Apostille non si applica mai agli atti e documenti consolari) gli atti e documenti rilasciati dalle rappresentanze diplomatiche o consolari di Bulgaria, Croazia, Finlandia, Lituania, Slovacchia, Slovenia, Ungheria (ovvero gli Stati membri dell'UE che non aderiscono alle predette convenzioni di Londra e Bruxelles), solo se appartenenti alle tipologie previste dall'art. 2, commi 1 e 2, del Regolamento 2016/1191 e rilasciati a decorrere dal 16.02.2019 (fatte salve altre convenzioni internazionali o normative comunitarie) .
Avviso al pubblico sulle Apostille emesse dalla Prefettura-U.T.G. di Catanzaro (vedi allegato )
Avviso per le Autorità estere
Allo scopo di agevolare il controllo da parte delle Autorità estere interessate, si pubblica l'allegato quadro degli specimen di firma del personale delegato alla legalizzazione e al rilascio delle apostille