Legalizzazione documenti

LEGALIZZAZIONE DOCUMENTI

La "Legalizzazione" consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell'autenticità della firma stessa.

La legalizzazione è un autentica di firma, che non certifica in alcun modo l'autenticità del contenuto dell'atto legalizzato. La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo - provvede, per deleghe ministeriali, alla legalizzazione delle firme su documenti da e per l'estero.

La Prefettura-U.T.G. legalizza:

• atti e documenti formati in territorio italiano presso la provincia di Cosenza, affinché abbiano valore all'estero;

• atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera avente sede nella provincia di Cosenza, ovvero competenti sulla circoscrizione territoriale del sud Italia .   

La traduzione degli atti e documenti non è di competenza della Prefettura - Ufficio territoriale del Governo.    

"INFORMAZIONI IMPORTANTI AI FINI DELLA LEGALIZZAZIONE"

La normativa vigente consente la legalizzazione esclusiva di atti e documenti con firma originale e non è permessa la legalizzazione di atti e documenti firmati digitalmente.

Fanno eccezione solo gli atti e documenti scansionati e trasmessi via P.E.C. (posta elettronica certificata) dalla Commissione per le Adozioni Internazionali direttamente alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo.

Le dichiarazioni rese a firma di soggetti privati che debbano essere riconosciute all'estero, devono essere rese dal notaio (in tal caso la legalizzazione è di competenza della Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione) o in alternativa devono essere rese mediante dichiarazione sostitutiva di notorietà da effettuarsi in comune.

Per gli atti giudiziali e notarili, la competenza per la legalizzazione è della Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione.

La traduzione degli atti e documenti non è di competenza della Prefettura-Ufficio territoriale del Governo

Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere in Italia, sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero competenti per lo Stato di provenienza, senza necessità di ulteriore legalizzazione (art. 33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.

La Prefettura-Ufficio territoriale del Governo provvede alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali.

La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia dei seguenti Stati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987: Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.

I documenti da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità dell'apostille, che costituisce una forma di legalizzazione speciale mediante apposizione di un timbro particolare attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell''Autorità rilasciante.

Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data, rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di Cosenza, devono essere preventivamente autenticati dall' Ufficio USR Calabria-Ambito Territoriale di Cosenza con sede in Via Romualdo Montagna,13 - Cosenza, avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che gli atti e documenti sono poi destinati alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo per il successivo utilizzo all'estero.

Regime fiscale:

Atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia sono soggetti a marca da bollo nella misura fissa di € 16,00.

Sono esenti da imposta di bollo, atti, scritti e documenti relativi al procedimento di adozione.

Sono esenti da imposta di bollo le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà.

Sono esenti da imposta di bollo gli atti formati in Italia rilasciati in esenzione di bollo.

Per ulteriori atti esenti da marca da bollo si fa riferimento alla disciplina dell'imposta di bollo D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, Tariffa allegato B.

Qualora necessario, è possibile concordare preventivamente in dettaglio la procedura, tramite e-mail.

Attenzione:

La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura « AI SENSI DELL' ART. 40, D.P.R. 28 DICEMBRE 2000, N. 445, IL PRESENTE CERTIFICATO È RILASCIATO SOLO PER L'ESTERO» : si raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l'estero all'atto della richiesta di qualsiasi certificato da utilizzare al di fuori dell'Italia , controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta (che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali).

Dal 30/04/2018 questo Ufficio Legalizzazione non procederà più alla legalizzazione dei certificati riportanti ANCHE la dicitura «Il presente  certificato  non  può essere prodotto agli  organi  della  pubblica  amministrazione  o  ai privati gestori di pubblici servizi».

Spedizione via posta:

È anche possibile trasmettere per posta la documentazione da legalizzare , avendo cura di specificare lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana) e di allegare una busta affrancata e indirizzata, oltre alle eventuali marche da bollo necessarie. Non sarà possibile effettuare il ritiro della documentazione tramite corriere.

Indirizzo di spedizione: Ufficio Legalizzazione C/o Prefettura di Cosenza P.zza XI Settembre 87100 Cosenza

Nella busta di spedizione è opportuno inserire:

• la documentazione da legalizzare

• una lettera accompagnatoria in cui è indicato il Paese estero di destinazione

• una busta già affrancata e già indirizzata per la nostra spedizione

• marche da bollo, se necessarie

• Francobolli:

• busta da 21 a 50 grammi inserire francobolli di euro 1.90

• busta da 50 a 100 grammi inserire bolli di euro 2.10

Urgenze:

In caso di situazioni con particolare urgenza , si prega di inviare una comunicazione all'indirizzo email ernesto.maletta@interno.it specificando le motivazioni della richiesta, opportunamente documentate e circostanziate, specificando la tipologia ed il numero di documenti da legalizzare.

Atti Da Legalizzare Per Adozione :

Gli atti da legalizzare per adozione potranno essere consegnati ogni lunedì con accesso libero dalle ore 9:00 alle ore 13:00. La restituzione degli atti legalizzati potrà avvenire previo contestuale accordo ed in base alle possibilità dell'Ufficio.

Riconsegna Atti

La riconsegna degli atti e documenti avviene possibilmente a vista o nel più breve tempo possibile, compatibilmente con la mole documentale, l'afflusso di pubblico e la necessità di acquisire gli specimen di firma necessari, e comunque entro trenta giorni (art. 2, comma 2, legge 7 agosto 1990, n. 241, decreto del Ministro dell'interno 2 febbraio 1993, n. 284, Tabella allegata al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 10 ottobre 2012, n. 214), che possono essere sospesi, per una sola volta e per un periodo non superiore a trenta giorni, per l'acquisizione di informazioni o di certificazioni relative a fatti, stati o qualità non attestati in documenti già in possesso dell'amministrazione stessa o non direttamente acquisibili presso altre pubbliche amministrazioni (art. 2, comma 7, legge n. 241/1990).

Riferimenti normativi e prassi:

• D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), specialmente l'art. 33 (Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero)

• D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile, a norma dell'articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127)

• Circolare del Ministro per la funzione pubblica 20 dicembre 1988, n. 26779, con allegata la Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 778/8/8/1 del 21 ottobre 1968

• www.hcch.net