La " Legalizzazione " consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell'autenticità della firma stessa.
La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo provvede, per delega del Ministero degli Affari Esteri, alla legalizzazione delle firme su documenti da e per l'estero.
La Prefettura-U.T.G. legalizza:
- atti e documenti formati in Italia affinché abbiano valore all'estero;
- atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, affinché abbiano valore in Italia.
MODALITA' PER RICHIEDERE LEGALIZZAZIONI PER DOCUMENTI CONSOLARI:
A partire dal 1° maggio 2023, la richiesta di legalizzazione dei documenti provenienti dalle Ambasciate/Consolati in Italia, dovrà avvenire via e mail, previo invio del documento in allegato ( solo quello rilasciato dal Consolato in Italia ), al fine di consentire la verifica del deposito della firma presso la Prefettura di Terni del funzionario di ambasciata/consolato e fissare quindi un appuntamento per il rilascio della legalizzazione.
Indirizzo mail a cui inviare la richiesta: urp.pref_terni@interno.it
Eventuali inderogabili urgenze dovranno essere debitamente motivate (es. bandi di gare, trasporto feretri, biglietti aerei etc.) e saranno oggetto di valutazione da parte dell'Ufficio.
MODALITÀ PER RICHIEDERE LEGALIZZAZIONI E APOSTILLE DI DOCUMENTI DIVERSI DA QUELLI RILASCIATI DALLE AMBASCIATE IN ITALIA:
In merito alle richieste di apostille e legalizzazioni su documenti diversi da quelli consolari, è necessario prendere un appuntamento (inviando un email o telefonando), specificando:
- l'Amministrazione/Ente che ha rilasciato il documento;
- la qualifica e il nominativo di chi ha apposto la firma autografa (impiegato di stato civile, ufficiale di anagrafe, funzionario incaricato, ecc);
- il paese estero di destinazione;
- il numero di apostille/legalizzazioni necessari.
E' possibile inviare la documentazione oggetto di legalizzazione /apostille anche per posta (posta ordinaria, raccomandata o corriere espresso) all'indirizzo sottoriportato, avendo cura di indicare:
- il paese estero di destinazione;
- un indirizzo di posta elettronica o recapito telefonico (per eventuali comunicazioni);
- una busta affrancata e indirizzata per la restituzione.
- eventuali marche da bollo (solo se richieste dalla normativa).
Indirizzo Ufficio Legalizzazioni:
Prefettura U.T.G. di Terni - U.R.P.
Viale della Stazione,1
05100 Terni
L'ufficio non risponde dei tempi di spedizione che rimangono di esclusiva responsabilità di Poste Italiane, nonché di eventuale smarrimento
Il procedimento di legalizzazione dei documenti si conclude generalmente in una settimana, salvo casi particolari, tenendo comunque presente che a norma dell'art. 2 comma 2 L. 241/1990 e del decreto del Ministro dell'Interno 2 febbraio 284/1993 il termine legale di conclusione del procedimento è di 30 giorni.
Legalizzazione e Apostille si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale (comunitaria, pattizia, etc.): pertanto non possono essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati, se non previamente sottoposti a una "trasformazione" in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, etc.).
E' esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti firmati digitalmente.
Fanno eccezione solo gli atti e i documenti scansionati e trasmessi via P.E.C., dalla Commissione per le Adozioni Internazionali, direttamente alla Prefettura - U.T.G. La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo provvede, per delega dei vari Ministeri, alla legalizzazione delle firme su documenti da e per l'estero .
Come si evince dalla definizione, la legalizzazione (come anche 'Apostille') è in sostanza un'autentica di firma, che non certifica in alcun modo l'autenticità del contenuto dell'atto legalizzato (o apostillato).
I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della postilla c.d. " Apostille " (prevede un timbro speciale attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell''Autorità rilasciante), in luogo della legalizzazione.
La legalizzazione e l'apostille di per sé non hanno scadenza (e dunque è superfluo apporne una seconda sullo stesso atto o documento), mentre può averla l'atto o il documento legalizzato o apostillato, in base alle leggi dello Stato di destinazione.
Dal 16/02/2019 sono esenti da legalizzazione e apostille i documenti pubblici previsti dall' art.2 commi 1 e 2, del regolamento UE 2016/1191.
ATTENZIONE:
DOCUMENTI RILASCIATI DAI COMUNI
La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura «AI SENSI DELL' ART. 40, D.P.R. 28 DICEMBRE 2000, N. 445, IL PRESENTE CERTIFICATO È RILASCIATO SOLO PER L'ESTERO». Si raccomanda pertanto di precisare al funzionario comunale che l'atto deve essere utilizzato all'estero (dicitura che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali).
Gli atti e documenti da apostillare devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma (possibilmente apposta con inchiostro blu), il timbro indelebile dell'ente emittente (c.d. timbro tondo, anche se può avere altre forme), in quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell' Apostille (punti n. 2, 3, 4 del modello pubblicato - nell'originale francese - nel sito ufficiale dell' HCCH).
DOCUMENTI SCOLASTICI
Il tema riguarda i diplomi, le pagelle e, in sostanza, tutta la documentazione relativa al trascorso scolastico di studenti, sia italiani, che stranieri, sia comunitari che non comunitari, che intendano trasferirsi all'estero e far valere nel paese di destinazione i propri titoli di studio davanti alle autorità ivi pertinenti.
Si precisa che tutti i documenti scolastici rilasciati, devono presentare la firma autografa (possibilmente penna con inchiostro blu), non devono utilizzare né la firma digitale, né la firma autografa sostituita a mezzo stampa (ai sensi dell'articolo 3, comma 2, del D. Lgs. n. 39 del 1993), in quanto non riconosciuta dalla Prefettura.
Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data, rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, con sede nella provincia di Terni, devono essere preventivamente autenticati dall'Ufficio Scolastico Regionale per l'Umbria (ex Provveditorato agli Studi)- con sede in Via Saffi, tel 0744/4981 (Centralino).
Referente D.ssa Bernardini Mara , tel. 0744/498206 nei giorni di lunedi, mercoledi e giovedi dalle ore 09.00 alle ore 13.00; inoltre il lunedi e giovedi anche dalle 15.00 alle ore 17.00, usp.tr@istruzione.it , avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che gli atti e documenti sono poi destinati alla Prefettura - U.T.G. per il successivo utilizzo all'estero.
E' CONSIGLIABILE OPTARE PER LA LEGALIZZAZIONE/APOSTILLE DI UNA COPIA DEL TITOLO DI STUDIO AUTENTICATA:
- quando vengono richiesti da Enti esteri i diplomi di scuole secondarie superiori, i diplomi di laurea e documenti equipollenti, in quanto l'utente rimarrebbe sprovvisto del titolo originale; è consigliabile che la Prefettura proceda con la legalizzazione/apostille di "copie conformi all'originale".
- quando i documenti di cui gli interessati chiedono la legalizzazione, sono stati rilasciati in anni scolastici abbastanza remoti e, di conseguenza, recano le firme di Dirigenti scolastici o Presidenti di Commissione d'esami di Stato difficilmente individuabili dall'Ufficio.
L'autentica della copia può essere effettuata oltre che dal funzionario competente che ha redatto o emesso l'originale, da quello presso il quale l'originale è depositato, nonché dal segretario comunale o altro funzionario incaricato dal Sindaco, da un notaio o cancelliere (in questo ultimo caso la legalizzazione/dovrà avvenire Procura della Repubblica come successivamente indicato).
Si ottiene esibendo il documento originale, la fotocopia dello stesso ed un documento di identità valido.
L'autenticazione è rilasciata in bollo o in carta semplice secondo l'uso per cui viene richiesta ai sensi delle vigenti disposizioni di legge sul bollo.
DOCUMENTI DI COMPETENZA DELLA PROCURA
Le dichiarazioni rese presso un notaio a firma di soggetti privati, gli atti giudiziali e notarili e le traduzioni effettuate a cura di un traduttore giurato iscritto all'albo del Tribunale devono essere legalizzati presso la Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione (a Terni presso palazzo Gazzoli in Via del Teatro Romano, 13 - 05100 Terni TR - Telefono : 0744 549709
DOCUMENTI DI COMPETENZA DELLE C.C.I.A.A.
Si comunica che dal 1ottobre 2016, le Camere di Commercio, Industria, Artigianato ed Agricoltura provvedono alla legalizzazione diretta dei propri atti (Timbro UPICA) ai sensi del Decreto del Ministro dell'Industria, del Commercio e dell'Artigianato del 12 luglio 2000.
Rimane ferma la competenza esclusiva della Prefettura sull' apposizione delle Apostille su atti e documenti della Camera di Commercio di Terni, valida solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961.
REGIME FISCALE (IMPOSTA DI BOLLO)
- Atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia sono soggetti a marca da bollo nella misura fissa (€ 16,00).
- Gli atti rilasciati in marca da bollo verranno legalizzati previa apposizione di una ulteriore marca da bollo (€ 16,00).
- Sono esenti da imposta di bollo atti, scritti e documenti relativi al procedimento di adozione.
- Sono esenti da imposta di bollo le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà.
- Sono esenti da imposta di bollo gli atti formati in Italia rilasciati in esenzione di bollo.
- Per ulteriori atti esenti da marca da bollo si fa riferimento alla disciplina dell'imposta di bollo D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642
ATTI FORMATI ALL'ESTERO
Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere in Italia, sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero competenti per lo Stato di provenienza, senza necessità di ulteriore legalizzazione (art.33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.
La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia dei seguenti Stati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987: Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia .
CHI PUO' FARE RICHIESTA:
Chiunque può presentare senza alcuna delega la documentazione da legalizzare o apostillare previo appuntamento con le modalità di cui sopra, specificando lo Stato estero di destinazione.
Riferimenti normativi:
- Regolamento UE 2016/1191
- D.P.R. 28/12/2000, n. 445
- D.P.R. 3/11/2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e semplificazione dell'ordinamento dello Stato civile)
- Convenzione di Atene del 15 settembre 1977
- Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961
- Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968
Dirigente: Dott. Luca Iervolino
Ufficio Legalizzazioni: urp.pref_terni@interno.it
Funzionari delegati:
Alessandra Candelori tel. 0744-480217 (9.30 - 12.30)
Allegati : Modello di deposito firma per atti/documenti da far valere all'estero