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Eventuali inderogabili urgenze (es. bandi di gare, trasporto feretri, biglietti aerei etc.) dovranno essere debitamente motivate all'atto della presentazione dei documenti presso lo Sportello e saranno oggetto di valutazione da parte del Funzionario dell’Ufficio.
E’ possibile inviare la documentazione oggetto di legalizzazione/apostille anche per posta (ordinaria, raccomandata o corriere espresso) avendo cura di indicare:
- il paese estero di destinazione;
- un indirizzo di posta elettronica o recapito telefonico (per eventuali comunicazioni);
- una busta affrancata e indirizzata per la restituzione;
- eventuali marche da bollo (solo se necessarie).
L'indirizzo di spedizione è il seguente:
Prefettura - U.T.G. di Udine
Ufficio Legalizzazione
Via Pracchiuso, 16 - 33100 Udine
N.B. L'ufficio non risponde dei tempi della spedizione.
Il procedimento di legalizzazione dei documenti si conclude generalmente in una settimana salvo casi particolari, tenendo comunque presente che a norma dell'art. 2 comma 2 L. 241/1990 e del decreto del Ministro dell'Interno 2 febbraio 284/1993 il termine legale di conclusione del procedimento è di 30 giorni.
Al fine di non sovraccaricare l'ufficio e consentire di velocizzare il procedimento amministrativo, si prega, se non strettamente necessario, di non richiedere informazioni/solleciti in merito allo stato di avanzamento della procedura.
La "Legalizzazione" consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell'autenticità della firma stessa (art. 1, comma 1, lettera l), D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, come sostituito dall'art. 1, comma 1, D.P.R. 7 aprile 2003, n. 137).
Come si evince dalla definizione, la legalizzazione (come anche l'Apostille) è in sostanza un'autentica di firma, che non certifica in alcun modo l'autenticità del contenuto dell'atto legalizzato (o apostillato).
Legalizzazione e Apostille si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale (comunitaria, pattizia, etc.): pertanto non possono essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati, se non previamente sottoposti a una "trasformazione" in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, etc.).
E' esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti firmati digitalmente.
Fanno eccezione solo gli atti e i documenti scansionati e trasmessi via P.E.C., dalla Commissione per le Adozioni Internazionali, direttamente alla Prefettura - U.T.G.
La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo provvede, per delega dei vari Ministeri, alla legalizzazione delle firme su documenti da e per l'estero.
La Prefettura - U.T.G. legalizza:
- atti e documenti formati in Italia affinché abbiano valore all'estero;
- atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, affinché abbiano valore in Italia.
I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della postilla c.d. " Apostille" (prevede un timbro speciale attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell''Autorità rilasciante), in luogo della legalizzazione.
La legalizzazione e l'apostille di per sé non hanno scadenza (e dunque è superfluo apporne una seconda sullo stesso atto o documento), mentre può averla l'atto o il documento legalizzato o apostillato, in base alle leggi dello Stato di destinazione.
ATTENZIONE
Dal 16/02/2019 sono esenti da legalizzazione e apostille i documenti pubblici previsti dall' art. 2 commi 1 e 2, del regolamento UE 2016/1191.
Allegato (Regolamento UE 2016-1191)