La "Legalizzazione" consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento pubblico (atti, certificati, estratti etc.), nonché dell'autenticità della firma stessa.
La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo - provvede, per il territorio di competenza, alla legalizzazione delle firme apposte su atti da far valere in Italia e formati dalle Ambasciate/Consolati esteri, operanti sul territorio italiano; provvede, altresì, alla legalizzazione di atti pubblici, da far valere all'estero e formati da Uffici Pubblici italiani operanti nella propria provincia.
Solo documenti pubblici
Legalizzazione e Apostille si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale (comunitaria, pattizia, etc.): pertanto non possono essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati se non precedentemente sottoposti a una "trasformazione" in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge, presso un ufficio comunale, presso la Camera di Commercio o presso altri Uffici (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, etc.).
Solo Documenti Originali o in copia conforme all'originale
Può essere sottoposto a legalizzazione esclusivamente l'atto originale, con firma autografa, del funzionario che lo ha sottoscritto (non fotocopie semplici, non stampe da email, non riproduzioni). E' legalizzabile, invece, la copia conforme all'originale con attestazione del comune (non necessariamente il comune di propria residenza, l'importante che sia della provincia di Brescia). L'attuale quadro normativo non consente la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti firmati-digitalmente.
ATTENZIONE
Per gli atti firmati dai Notai, Giudici, Procuratori della Repubblica, Funzionari di Cancelleria e degli Uffici Giudiziari, la Legalizzazione (e l'Apostille) è di competenza della Procura della Repubblica.
La legalizzazione di atti e documenti formati nel Paese estero e da valere in Italia deve essere effettuata dall'Ambasciata/Consolato d'Italia presente nel Paese in cui è stato redatto il documento oppure nell'Ambasciata/Consolato d'Italia più vicina, competente per quel Paese. Sono fatti salvi i casi in cui la legalizzazione è eseguita mediante apposizione di Apostille dalle Autorità governative di quel Paese (vedi sotto).
Legalizzazione mediante apposizione della cosiddetta APOSTILLE
L'Italia ha aderito alla Convenzione dell'Aia del 5/10/1961 (Abolizione Legalizzazione Atti Pubblici stranieri) pertanto, in caso di adesione alla stessa Convenzione da parte del Paese destinatario dell'atto, la legalizzazione degli atti /certificati/documenti formati in Italia (nel nostro caso nella provincia di Brescia) avviene in forma di "APOSTILLE" affinché abbiano direttamente valore all'estero, senza necessità di ulteriore passaggio in Consolato.
I Paesi aderenti sono indicati su questo sito:
https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41
Esenzione dalla Legalizzazione o Apostille
Esenzione dalla Legalizzazione o Apostille per gli Stati dell'Unione Europea per i documenti pubblici previsti dall'art. 2 commi 1 e 2 del Regolamento(UE) 2016/1191 (dal 16/02/2019); se redatti in conformità dell'art.6 comma 1 del predetto Regolamento, non serve neanche la traduzione.
La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati dalle Ambasciate e/o Consolati aderenti alla Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968. Stati aderenti (all'ultima data di aggiornamento del database del Consiglio d'Europa): Austria, Belgio, Cipro, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Italia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Russia, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.
La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati dalle Ambasciate e/o Consolati aderenti alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 . Stati aderenti: Belgio, Danimarca (eccetto Groenlandia e Isole Fær Øer), Estonia, Francia, Irlanda, Italia, Lettonia.
Documenti Scolastici
Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di Brescia, devono essere preventivamente autenticati dall' Ufficio Scolastico Regionale per la Lombardia - sede di Brescia (ex Provveditorato agli studi di Brescia) con sede in via S.Antonio, 14 - Brescia - https://brescia.istruzione.lombardia.gov.it
Chi può fare la richiesta
-Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un proprio (o di un figlio minore) documento italiano all'estero.
-Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un proprio (o di un figlio minore) documento consolare estero in Italia.
-Aziende che devono far valere all'estero un documento pubblico che le riguarda.
-Patronati, Studi Legali, Agenzie disbrigo pratiche che presentano delega/mandato degli interessati (fino a 5 legalizzazioni per ogni appuntamento).
Cosa fare
L'interessato, o altra persona delegata (2), può presentare la propria documentazione da legalizzare direttamente in Prefettura previo appuntamento da fissare su questo sito:
https://www.prefettura.brescia.it/prenotazioni
E' anche possibile richiedere la legalizzazione o l'apostille via posta tradizionale al seguente indirizzo:
PREFETTURA DI BRESCIA
- Ufficio Legalizzazioni -
via Lupi di Toscana, 6
25122 - BRESCIA
L'interessato può inviare l'originale del proprio atto da legalizzare o apostillare, con una istanza (sottoscritta) e copia del proprio documento di identità, avendo cura di indicare il proprio indirizzo per la restituzione del documento legalizzato o apostillato. La Prefettura restituirà il documento, con spese a proprio carico, via posta tradizionale, riservandosi di utilizzare il servizio più economico e declinando ogni responsabilità per eventuali ritardi o mancati recapiti. (1)
(1) N.B. Per i certificati, gli atti, i documenti pubblici relativi a persona deceduta (con particolare attenzione per quelli di persone nate nel corso del 1800 e prima metà del 1900), la legalizzazione non avviene a vista; il richiedente dovrà fare richiesta scritta, dichiarare le motivazioni per le quali ritiene di averne diritto ed il legame con l'intestatario del certificato/atto, allegando idonea documentazione atta a dimostrare quanto asserito (sarà esaminata l'istanza e l'Ufficio si riserva di richiedere eventuali integrazioni e/o chiarimenti). Nella sezione documenti scaricabili si può trovare anche un "modello di delega discendenti" utilizzabile per i discendenti di cittadini italiani sia in lingua italiana che nella lingua più frequentemente usata.
Le deleghe devono pervenire in originale e con firma riconosciuta per autenticità (non per somiglianza) presso notaio pubblico legalizzata al seguente indirizzo:
Prefettura di Brescia
Ufficio Legalizzazione
Via Lupi di Toscana, 6
25122 Brescia
Importante: gli atti ed i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare presente in Italia, che devono valere in Italia, sono soggetti all'imposta di bollo € 16, da apporre sul retro del documento che verrà inviato in originale. Per tutti gli altri atti si invita a non allegare marche da bollo, se non espressamente richiesto dall'Ufficio.
(2) N.B. La persona che prende occasionalmente appuntamento a suo nome e presenta delega di un proprio parente/conoscente è ovviamente accettata allo sportello. Nella sezione documenti scaricabili si trova un "modello di delega generica".
Chi lavora per una Agenzia di disbrigo pratiche è invitato a registrarsi sul sito indicando anche il nome dell'Agenzia ed è invitato a presentarsi munito di specifiche deleghe/incarichi/mandati conferiti dagli interessati all'Agenzia stessa che si identifica con il nome commerciale, la Partita Iva e l'indirizzo della sede (non con deleghe personali).
LEGALIZZAZIONE E APOSTILLE - RICHIESTA DI URGENZA
Per poter lavorare una richiesta di urgenza abbiamo bisogno di questa semplice operazione da parte dell'utente:
Fare richiesta di anticipazione su questa email: cittadinanza.pref_brescia@interno.it
INDICANDO:
1) le proprie generalità (o i dati dell'azienda);
2) le ragioni dell'urgenza;
3) la data ultima utile per legalizzare/apostillare (scadenza);
ALLEGANDO:
A) copia documento di identità (no per le aziende);
B) copia documento che dovrà essere legalizzato/apostillato;
C) ogni documento utile a dimostrare l'urgenza, per esempio: fissazione di udienze, di matrimoni, biglietto aereo, nave .....(no per le aziende).
Le generiche richieste di urgenza non saranno considerate.
Documentazione richiesta
L'atto da legalizzare in originale o in copia conforme all'originale.
Gli atti ed i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare presente in Italia, che devono valere in Italia, sono soggetti all'imposta di bollo (marca da bollo € 16).
Documenti scaricabili
- Modello delega generica
- Modello di delega discendenti
Riferimenti normativi:
- Regolamento(UE) 2016/1191
- D.P.R. 28/12/2000, n. 445
- D.P.R. 3/11/2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e semplificazione dell'ordinamento dello Stato civile)
- Convenzione dell' Aja del 5 ottobre 1961
- Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968
- Convenzione di Atene del 15 settembre 1977
- Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987